Por qué las reuniones necesitan un abogado del diablo crítico

Las reuniones son un elemento básico de la vida organizacional. Son un lugar donde se toman decisiones importantes, se discuten estrategias y se abordan problemas.

Pero con demasiada frecuencia, las reuniones no producen los resultados deseados. Los equipos se reúnen periódicamente (a veces por costumbre más que por necesidad), pero, si bien a menudo se alcanzan acuerdos, los resultados suelen ser insuficientes. ¿Por qué?

A través de investigaciones identificamos una solución simple pero poderosa: incorporar un revisor crítico o mejor conocido como un abogado del diablo constructivo/crítico.

Esta es una persona encargada de cuestionar los supuestos predominantes y garantizar que las ideas se evalúen a fondo.

En lugar de aceptar lo que se presenta sin más, el revisor crítico alienta al equipo a considerar alternativas, analizar los riesgos y preguntarse si se han tenido en cuenta todos los factores relevantes.

Nuestros datos mostraron que en los equipos con un abogado del diablo crítico la efectividad de las reuniones mejoró en un 33 por ciento en comparación con las reuniones que no lo incluyeron.

Además, la calidad de las decisiones mejoró en un 23 por ciento, los retrasos en los proyectos se redujeron en un 36 por ciento y la participación aumentó en un 28 por ciento.

En contraste, las reuniones sin un revisor tenían más probabilidades de caer en el pensamiento grupal, lo que llevaba a conclusiones apresuradas y riesgos pasados ​​por alto.

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Beneficios de contar con un revisor crítico

La incorporación de un revisor en las reuniones cambia toda la dinámica: los equipos se vuelven más reflexivos y las discusiones se profundizan.

La responsabilidad principal de este personaje es cuestionar las suposiciones, hacer preguntas de sondeo y asegurarse de que se exploren todos los ángulos antes de tomar una decisión.

Esta función no solo fomenta mejores resultados, sino que también crea un entorno en el que las personas se sienten animadas a pensar de manera crítica y contribuir de manera significativa.

Un factor que hace que el rol del abogado del diablo crítico sea particularmente efectivo es que rota entre los participantes, lo que ayuda a crear una cultura de responsabilidad compartida.

Esto garantiza que ninguna persona tenga que cuestionar continuamente a los demás, lo que de otra manera podría generar tensión o fatiga.

En cambio, la responsabilidad se distribuye, lo que ayuda a que todos desarrollen habilidades de pensamiento crítico más agudas.

Quizás lo más importante es que las reuniones con un revisor crítico tuvieron resultados más centrados y orientados a la acción.

Los empleados informaron de un aumento del 40 por ciento en la eficacia percibida de sus reuniones, con debates que parecían más orientados y con un propósito.

Al garantizar que se cuestionaran los supuestos y se identificaran los riesgos de forma temprana, mediador ayudó a impulsar decisiones bien pensadas que también se ejecutaron de forma más eficiente.

Cómo implementar este rol en reuniones

Cualquier organización puede implementar el abogado del diablo crítico y, lo que es más importante, cualquier persona, independientemente de su puesto o experiencia, puede asumirlo y generar un impacto. A continuación, te mostramos cómo.

1. Haz preguntas del tipo “¿Qué pasaría si…?” y “¿Cómo?”

Una de las formas más sencillas de actuar como un revisor crítico eficaz es plantear preguntas del tipo “¿Qué pasaría si…?” y “¿Cómo?”.

Estas preguntas alientan al equipo a pensar más allá del problema inmediato y a explorar escenarios alternativos, considerar los riesgos potenciales y evaluar la viabilidad de sus planes.

Quienes utilizan este tipo de preguntas ayudan a garantizar que el equipo no se apresure a tomar decisiones sin examinar diferentes posibilidades.

De manera similar, las preguntas de tipo “¿Cómo?” desafían al equipo a pensar en las implicaciones prácticas.

Preguntas como “¿Cómo nos las arreglaremos si miembros clave del equipo no están disponibles debido a circunstancias imprevistas?” o “¿Cómo afecta esta decisión a otros proyectos en curso?” fomentan el pensamiento operativo y ayudan al equipo a prepararse para los desafíos del mundo real que pueden surgir durante la implementación de una decisión.

Al anticipar los desafíos y reducir la incertidumbre, los revisores críticos ayudan a guiar a los equipos hacia decisiones más resilientes y bien pensadas.

2. Busca evidencias y datos

Las ideas que se presentan con seguridad suelen sonar convincentes en las reuniones.

Sin embargo, la confianza por sí sola no hace que una idea sea viable. Los revisores críticos deben buscar evidencias y datos que respalden las decisiones que se toman.

Este paso garantiza que las decisiones se basen en hechos y no en suposiciones o impresiones anecdóticas.

Un abogado del diablo crítico que busca evidencia no solo pide más datos, sino que se asegura de que las decisiones se basen en información relevante, oportuna y precisa.

Al preguntar “¿De dónde provienen estos datos?” o “¿Qué tan actualizada es esta información?”, se asegura de que la base de una decisión sea confiable.

3. Cuestiona suposiciones

Cada decisión que se toma en reuniones se basa en una serie de suposiciones sobre el mercado, los clientes, los recursos o las capacidades internas.

Una de las responsabilidades más importantes de un revisor crítico es cuestionar las suposiciones para determinar si pueden resistir el escrutinio y descubrir puntos ciegos que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Por ejemplo, preguntar: “¿Qué suposiciones estamos haciendo sobre el mercado durante los próximos seis meses?” o “¿Estamos asumiendo que nuestros clientes se comportarán de la misma manera que el año pasado?” impulsa al equipo a considerar si están tomando decisiones basadas en la realidad o en suposiciones obsoletas y no probadas.

4. Sugiere alternativas

Ser un abogado del diablo crítico en reuniones no consiste únicamente en identificar problemas, sino también en ayudar al equipo a explorar soluciones alternativas.

Cuando un equipo identifica una posible debilidad o brecha en el plan propuesto, debe sugerir caminos alternativos que puedan mitigar los riesgos o abrir nuevas oportunidades.

Esto mantiene la conversación constructiva y garantiza que el equipo no se concentre demasiado en una única solución sin considerar otras opciones viables.

Por ejemplo, en lugar de simplemente señalar que el presupuesto es ajustado, un revisor crítico podría preguntar: “¿Hemos pensado en utilizar un proveedor diferente para reducir los costos?” o “¿Podríamos ejecutar un programa piloto para probar esta iniciativa en una escala más pequeña antes de comprometernos por completo?”

Ofrecer alternativas fomenta la resolución creativa de problemas y evita que el equipo se sienta acorralado durante las reuniones.

5. Céntrate en las compensaciones y las prioridades

Toda decisión implica concesiones. Ya sea por una cuestión de presupuesto, tiempo o recursos, seguir un curso de acción a menudo significa sacrificar otro.

Un revisor crítico puede ayudar al equipo a centrarse en estas concesiones alentándolos a sopesar los costos y beneficios de cada decisión.

Por ejemplo, podrían preguntar: “¿A qué estamos renunciando para seguir con esta estrategia?” o “¿Cómo afecta esta decisión a otras prioridades con las que ya nos hemos comprometido?”

Estas preguntas obligan al equipo a considerar las implicaciones más amplias de sus elecciones, asegurando que la decisión se alinee con las necesidades a corto plazo y los objetivos a largo plazo.

Lograr reuniones exitosas

La introducción del rol de revisor crítico es una forma sencilla pero eficaz de mejorar la calidad de las reuniones y la toma de decisiones.

Al garantizar que se incluya un asistente designado que fomente debates más profundos, cuestiona suposiciones y explora alternativas, las organizaciones pueden lograr mejores resultados.

El abogado del diablo crítico en reuniones fomenta la responsabilidad, la innovación y, en última instancia, equipos más resilientes preparados para el éxito a largo plazo.

ACERCA DE LOS AUTORES

Chidiebere Ogbonnaya es profesor de gestión de recursos humanos en la King’s Business School del King’s College de Londres. Benjamin Laker es profesor de liderazgo en la Henley Business School de la Universidad de Reading. Jintao Lu es profesor de gestión en la Escuela de Economía y Gestión de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Taiyuan. Kalu A. Nduka es profesor de negocios y gestión en el Oxford Business College.

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