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Charlas paralelas, un desafío para líderes en reuniones virtuales

Adam J. Copeland 27 Ene 2025
Charlas paralelas, un desafío para líderes en reuniones virtuales La capacidad de dominar las charlas paralelas se ha convertido en una habilidad empresarial moderna que hay que fomentar. (Imagen generada con Inteligencia Artificial/Elnare/Adobe Stock)

Los líderes no pueden escapar de la realidad de que sus colaboradores mantendrán conversaciones paralelas en chats escritos durante las reuniones virtuales. Pero que estos mensajes sean útiles o generen desconfianza depende de cómo los gestionen.


Durante las reuniones virtuales, las charlas paralelas entre colaboradores pueden parecer inofensivas, pero en realidad representan un desafío significativo para los líderes.

Este comportamiento no solo distrae al equipo, también dificulta la toma de decisiones y afecta la productividad, convirtiéndose en un verdadero campo minado para la gestión moderna.

A diferencia de las reuniones presenciales, donde es más fácil controlar las conversaciones secundarias, los líderes pueden apoyarse en el contacto visual, el lenguaje corporal y una comunicación clara para mantener a todos enfocados en un solo tema.

Los recordatorios de “una junta” funcionan para reuniones en persona, pero las virtuales virtuales traen consigo un nuevo conjunto de desafíos.

Las plataformas en línea ofrecen a los participantes la oportunidad de enviar mensajes escritos a sus compañeros de trabajo de forma privada, para tener charlas paralelas que el facilitador de la reunión nunca verá.

De hecho, en las reuniones virtuales, ya pasaron los días en que podíamos convocar a una sola persona para conversar.

En su lugar, tenemos la posibilidad de participar en conversaciones paralelas, ricas, en capas y, a veces, tensas, junto con la discusión principal “oficial”.

Si bien estas charlas pueden mejorar las conexiones de un participante con sus colegas durante las reuniones de trabajo, también tienen el potencial de disminuir la conversación constructiva.

Los líderes deben comprender todas las formas en que se utilizan los chats secundarios y, al pensar en cómo gestionar este comportamiento, tener en cuenta los beneficios, los riesgos y las oportunidades de liderazgo.

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Liderar reuniones virtuales: una habilidad moderna que hay que dominar

El desafío de manejar las charlas paralelas presenta una oportunidad para que los líderes refuercen lo que significa una cultura saludable en sus organizaciones.

Por lo tanto, sería prudente que los líderes aborden las prácticas de charlas paralelas de manera directa.

En primer lugar, los líderes deben reconocer la realidad de las charlas paralelas. 

Si bien puede parecer un paso pequeño, reconocer públicamente que el auge de las plataformas de reuniones virtuales ha cambiado las prácticas de las reuniones, entre ellas las charlas paralelas, es clave para abrir un diálogo en equipo.

Mostrar interés en los aspectos prácticos del liderazgo y las prácticas de las reuniones demuestra relevancia y empatía por las experiencias de los colegas.

Es posible que muchos empleados no se hayan detenido a reflexionar sobre prácticas como las charlas paralelas, incluso si las realizan todos los días.

Reconocer la nueva realidad es el primer paso para una reflexión y un análisis productivos.

En segundo lugar, los líderes deben recopilar las opiniones de la comunidad sobre cómo sus equipos podrían usar las plataformas de reuniones virtuales de manera eficaz. 

Los líderes pueden descubrir que los miembros de su equipo están particularmente frustrados con algunas de las prácticas de chat más negativas. O pueden descubrir que al equipo le gustaría aprovechar los aspectos más beneficiosos.

En términos generales, esta apertura puede extenderse a un debate más completo sobre las mejores prácticas de reuniones virtuales en la organización, como el uso de cámaras y las normas de grabación, e incluso si ciertos temas de las reuniones deberían reservarse para las sesiones presenciales.

En tercer lugar, los líderes deberían acoger con agrado y alentar la experimentación con charlas paralelas. 

Dada la cultura cambiante en torno a las reuniones virtuales en general, la mayoría de nosotros todavía estamos formando nuestros hábitos y probando diferentes opciones.

Tal vez a los equipos les gustaría experimentar con la sustitución de una reunión programada regularmente por una charla paralela asincrónica.

Los líderes pueden aprovechar las oportunidades para expresar curiosidad, especialmente cuando sienten que una reunión puede estar en medio de un disenso energizante.

¿Hay algunas charlas paralelas que podamos abordar abiertamente? ¿Puede alguien compartir una perspectiva diferente a lo que hemos escuchado hasta ahora?

Por último, como ocurre con todo liderazgo, deje que las acciones hablen por sí mismas.

Los líderes deben tener cuidado de modelar las prácticas positivas de charlas paralelas que esperan que prosperen y evitar involucrarse en los aspectos más negativos y disruptivos.

En este sentido, los gerentes que se desvían pueden mostrar humildad reconociendo el error y volviendo a comprometerse con mejores prácticas.

También quienes se encuentran en una charla paralela más perjudicial pueden cambiar el tono con un comentario como:

“Me estoy alejando del contenido de la reunión y voy a volver a centrarme. Nos conectamos más tarde”.

El liderazgo incluye las pequeñas prácticas, hábitos y comportamientos en las charlas paralelas tanto como los momentos más centrales.

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Tipos útiles de chats secundarios

Las versiones populares de la tecnología de chat existen desde hace décadas (¿recuerda AOL Instant Messenger? Ahora, con las reuniones en línea tan omnipresentes, estas herramientas están más presentes que nunca.

Como dice una empresa de colaboración corporativa:

“El chat está en el centro de todo lo que haces”.

Los chats secundarios pueden ser públicos (es decir, visibles para todos los participantes de la reunión) o privados (en los que participan solo unos pocos).

Es habitual que en muchas reuniones en línea los participantes tengan varias conversaciones paralelas simultáneamente (abiertos a todo el grupo, a un subgrupo de asistentes o a una sola persona).

Los chats pueden ser extremadamente eficaces para obtener respuestas rápidas y existen muchos tipos positivos de chats secundarios, entre los que se incluyen los siguientes:

Chats con la fuente “Aquí está”

La posibilidad de utilizar chats secundarios para vincular documentos, fuentes y materiales de referencia relevantes mejora la calidad de muchas reuniones.

En lugar de esperar hasta después de la reunión para obtener ideas adicionales o temas de seguimiento, colocar enlaces dentro de los chats permite conversaciones rápidas y ricas en información.

Charlas de aclaración

Las preguntas de aclaración simples pueden funcionar bien en las charlas paralelas de las reuniones.

Estas preguntas pueden brindar información útil al que pregunta sin interrumpir el flujo de la conversación.

Si bien algunas aclaraciones se pueden compartir con todo el grupo en el chat público, otras pueden ocurrir en charlas paralelas privadas.

Estos chats ofrecen la posibilidad de profundizar la participación durante las reuniones y evitar que los participantes se sientan perdidos.

Chats en la barra lateral

Todos hemos estado en reuniones que se han desviado del tema principal debido a conversaciones que no tenían nada que ver con el tema.

El uso inteligente de los chats en la barra lateral puede limitar estas posibles interrupciones a la interfaz de chat, lo que permite que la reunión principal se centre en la agenda.

Charlas de aviso

Las charlas paralelas privadas se pueden utilizar para avisar a alguien de que le van a hacer una pregunta, lo que resulta especialmente útil en reuniones más grandes y de alto riesgo.

Esta advertencia permite a los participantes prepararse mejor y, por lo general, da como resultado un mejor flujo de la reunión. Este tipo de charla también refuerza la camaradería y el trabajo en equipo.

Charlas de cumplidos

El trabajo virtual no permite conexiones personales fortuitas en las que los colegas puedan compartir un cumplido sobre un logro reciente.

Las charlas paralelas se pueden utilizar de manera positiva para hacer cumplidos rápidos o ponerse al día entre colegas que creen una cultura de apoyo. Sin embargo, deben usarse con moderación para que no se conviertan en conversaciones más largas y que distraigan.

Charlas para “tomar la temperatura”

Se trata de una categoría de chat casi diferente, ya que involucra a todo el grupo en una conversación escrita.

Muchas plataformas de reuniones virtuales ofrecen la posibilidad de encuestar a los participantes de la reunión en tiempo real.

Para los anfitriones de reuniones que vienen bien preparados con preguntas de calidad, estas herramientas de sondeo pueden proporcionar información útil e inmediata. Cuando se utilizan con habilidad, son el equivalente a pedir que levanten la mano.

Riesgos de los chats secundarios

Ninguna tecnología es neutral. Como sucede con cualquier herramienta nueva, las plataformas de reuniones virtuales y los chats que permiten presentan oportunidades de uso indebido que pueden sofocar una colaboración eficaz.

Los aspectos más negativos de los chats secundarios incluyen los siguientes:

Distracción

¿Quién de nosotros no ha presenciado (o experimentado personalmente) un momento en el que un asistente a una reunión estaba tan concentrado en charlas paralelas que perdió el foco del contenido real de la reunión?

Desde la perspectiva de los oradores o presentadores, la proliferación de charlas paralelas entre los asistentes a una reunión puede desviar la atención del objetivo de la presentación o el debate.

Puede resultar bastante frustrante realizar una presentación cuando uno tiene la sensación de que los participantes están más interesados ​​en el contenido de las charlas paralelas que en la presentación en sí.

Erosión de la confianza

Los chats privados pueden aparecer sin querer cuando un participante de una reunión virtual comparte una parte de su pantalla que permite a los asistentes echar un vistazo a su actividad de chat.

Si se revela algo crítico o embarazoso sin querer, puede erosionar instantáneamente la confianza entre el presentador y otros miembros del equipo.

Además, cuando se alude verbalmente a los chats privados, los participantes de la reunión pueden sentir que esos chats están minimizando el diálogo abierto.

Socavar la buena voluntad

Las charlas informales tienen el potencial de sacar lo peor de las personas. Cuando se utilizan como un espacio para quejarse o hacer comentarios sarcásticos en privado, las charlas informales pueden generar negatividad.

He participado en charlas informales que, en retrospectiva, parecen similares a bromas internas desagradables. Nos brindaron entretenimiento a algunos de nosotros, pero no contribuyeron al trabajo del equipo en su conjunto.

Impulsar el disenso

Las charlas paralelas que se centran en criticar la presentación pueden animar a los participantes a oponerse a las perspectivas del líder o presentador de la reunión.

Estas charlas pueden convertirse en vehículos para potenciar los puntos de vista opuestos, aunque todavía ocultos. Curiosamente, no hay casi nada que se parezca a los hábitos de las reuniones en persona.

Durante las reuniones en persona, donde las personas son responsables entre sí como participantes activos en una conversación, el debate y el desacuerdo deben abordarse de forma más directa.

Puede haber un momento y un lugar para ciertas formas de disenso enérgico en las charlas paralelas.

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Cambio de pensamiento organizacional

Para las voces más reticentes, o para quienes operan en entornos que desalientan los puntos de vista opuestos, esta práctica puede ayudar a un participante a probar una perspectiva o pensar en un contraargumento de una manera que no interrumpa el flujo de una reunión.

Por otro lado, si estos comentarios finalmente no se expresan en la reunión principal, estos chats paralelos pueden conducir a la creación de subculturas negativas.

En otras palabras, los chats paralelos pueden convertirse menos en un medio para buscar perspectivas compartidas y más en una forma de canalizar, o incluso generar, descontento.

Para ser claros: la existencia de voces disidentes en sí no es un problema. Más bien, es problemático cuando se acumulan voces disidentes muy extendidas que nunca se expresan públicamente ante los líderes o quienes están más allá de un determinado grupo de discusión.

En definitiva, la capacidad de dominar las charlas paralelas se ha convertido en una habilidad empresarial moderna que hay que fomentar.

Tal vez lleguemos a considerar las habilidades para reuniones virtuales en la misma categoría que la inteligencia emocional, dado que la sala de reuniones digital ofrece oportunidades para entablar relaciones, resolver conflictos y comunicarse de manera eficaz.

Con el tiempo, también podemos pasar de nuestro período actual de reglas no escritas para las charlas informales a prácticas o incluso políticas más prescritas.

Por ahora, los líderes empresariales deben reconocer que la proliferación de charlas informales virtuales significa que ya no hay una sola conversación en ninguna sala.

Es hora de reconocer las desventajas y aprovechar las oportunidades de las charlas paralelas.

ACERCA DEL AUTOR

Adam J. Copeland es líder en estrategia digital y profesor adjunto de administración de atención médica en Mayo Clinic. Las opiniones expresadas aquí son suyas.

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