5 formas de optimizar horarios y aumentar la productividad de tu equipo

Los líderes pueden mejorar la retención y el rendimiento empresarial con horarios que tengan sentido para la vida de sus colaboradores.
No es de extrañar que los empleados valoren los buenos horarios. Si bien no existe uno que se adapte a todos, ciertos arreglos pueden suponer un alto costo para las organizaciones.
Las horas impredecibles, insuficientes y largas generan dificultades económicas, alteran la vida personal de los empleados y dañan su salud mental y física.
Del lado del empleador, los horarios incorrectos pueden perjudicar la satisfacción del cliente, la productividad, las ganancias y la reputación de la organización.
Muchos empleados están dispuestos incluso a aceptar una reducción significativa de su salario a cambio de trabajar más horas.
En promedio, los empleados estarían dispuestos a aceptar una reducción del 16 por ciento de su remuneración a cambio de 10 días de vacaciones remuneradas. 1
Las horas de trabajo son especialmente importantes en las industrias de servicios con muchos empleos de primera línea, como el comercio minorista, los restaurantes y la atención médica domiciliaria.
Pero los horarios también surgen como un problema importante para las profesiones de cuello blanco, incluidas las de los servicios empresariales, el gobierno y la consultoría.
Si bien los desafíos que enfrentan los colaboradores por horas pueden ser diferentes de las preocupaciones de los empleados asalariados, las horas de trabajo son importantes para todos ellos.
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Cinco maneras de mejorar los horarios
Establecer horarios puede ser difícil. Y la planificación se ha vuelto aún más difícil a medida que la rutina tradicional de 9 a 5 se ha fragmentado en innumerables variantes.
Para diseñar horarios efectivos, los líderes deben dar un paso atrás y repensar profundamente qué es un horario y qué puede ser.
A continuación, se ofrecen cinco recomendaciones para ayudar a hacerlo.
1. Pregunta qué elementos funcionan y cuáles no
El primer paso para mejorar los horarios es dolorosamente obvio y sorprendentemente poco frecuente: preguntar a los empleados qué funciona y qué no.
Si los gerentes no lo hacen, corren el riesgo de resolver el problema de horarios equivocado.
Un horario puede ser mejor o peor en muchos sentidos. Hemos identificado siete dimensiones distintas de los horarios que más importan a los trabajadores: flexibilidad, previsibilidad, número de horas, horas estándar, tiempo libre, descansos y la frontera entre el trabajo y la vida personal. 4
Adoptar una perspectiva multidimensional será más productivo que centrarse en una sola dimensión, lo que corre el riesgo de reducir la planificación a una batalla de suma cero entre empleados y empleadores.
2. Adapta los horarios a las preferencias de los colaboradores
No existe un horario que se adapte a las preferencias de todos los empleados. En reconocimiento de las diversas necesidades de horarios, las empresas pueden diseñar horarios que funcionen para poblaciones específicas.
A menudo surgen problemas de programación específicos en distintos puestos dentro de una misma industria.
Incluso dentro de un mismo grupo demográfico u ocupación, las preferencias pueden variar de un trabajador a otro. 5
Preguntar a los candidatos sobre sus preferencias de horarios en el momento de la contratación también puede ayudar a garantizar una mejor adecuación. 6

3. Busca formas innovadoras de mejorar el esquema
Los líderes pueden encontrar ideas para mejorar los horarios en muchas fuentes. Para empezar, los empleados pueden proporcionar no solo información sobre sus preferencias de horarios, sino también recomendaciones concretas.
A veces, las soluciones pueden ser de cosecha propia, solo hay que identificarlas y difundirlas en toda la organización.
Los experimentos académicos cuidadosamente diseñados pueden brindar ideas para reimaginar cuándo y dónde trabajan los empleados. 8
Un estudio independiente con técnicos eléctricos y de mantenimiento descubrió que aquellos que fueron asignados aleatoriamente a una cohorte con mayor flexibilidad de horario eran más productivos, tenían menos probabilidades de faltar al trabajo y experimentaban un mayor bienestar. 9
Los proveedores son una fuente final de innovaciones en materia de programación. Es probable que el mayor uso de la IA mejore aún más la adecuación de las horas de trabajo a las preferencias individuales.
4. Rediseña el trabajo
Los desafíos de programación a menudo surgen de otras decisiones operativas que se reflejan en las horas de trabajo.10
En ocasiones, la mejor manera de mejorar las horas de trabajo no es arreglar la programación en sí, sino mejorar otras prácticas operativas.
Otros cambios operativos también pueden facilitar la creación de cronogramas que beneficien a todos.
El diseño del trabajo afecta la cantidad de empleados necesarios para realizar el trabajo, y los niveles de dotación de personal en relación con las demandas laborales tienen un impacto obvio y directo en los horarios.
Una forma infalible de reducir las horas extras persistentes, facilitar que los trabajadores se tomen tiempo libre y permitir descansos regulares durante la jornada laboral es simplemente contratar más empleados.
Algunos sistemas de salud han aprendido esta lección y han promovido proporciones más bajas de enfermeras por paciente para mejorar sus horarios y los resultados de los pacientes. 11
5. Empodera y refuerza las normas sociales
Con los recientes avances en Inteligencia Artificial, podría parecer que un algoritmo optimizaría los horarios sin la necesidad de la intervención humana. Eso podría suceder algún día, pero aún no hemos llegado a ese punto. 12 13
Basándose en los comentarios de los empleados, los altos directivos pueden identificar los puntos fuertes, codificar las lecciones y elegir a los gerentes más eficaces para que asesoren a sus pares.
Dicho esto, empoderar a los gerentes locales también crea espacio para que surjan malas prácticas de planificación. 15
Evaluar a los empleados en función del tiempo que pasan frente a la oficina o de las respuestas rápidas a los correos electrónicos a altas horas de la noche fomenta horarios largos, agotadores y a menudo contraproducentes en comparación con evaluarlos en función de su rendimiento. 16
Los altos líderes pueden aclarar las normas sociales que quieren que guíen las decisiones de programación, monitorear si los gerentes intermedios están respetando estas normas y, por supuesto, asegurarse de que ellos mismos las cumplan.
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El impacto de tener buenos horarios
Muchos de nosotros pasamos un tercio o más de nuestras horas de vigilia en el trabajo, pero no todos pasamos esas horas de la misma manera. Algunos llegamos al trabajo antes de que salga el sol.
Otros tenemos un nuevo lugar de trabajo y un nuevo horario cada dos semanas, mientras que otros usamos nuestros teléfonos inteligentes para trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso en la cama.
Y seguramente estos hábitos seguirán cambiando con el tiempo a medida que las nuevas tecnologías, las modas corporativas y las expectativas de los directivos influyan en la forma en que se configuran los horarios.
Sin embargo, lo que todos tenemos en común es que nuestros horarios tienen un gran impacto en cómo nos sentimos día a día y a largo plazo.
Las empresas también se ven afectadas porque las horas que ofrecen a sus empleados son muy importantes para la energía, el entusiasmo y el compromiso que sus activos más importantes aportan al trabajo.
Dada la importancia del tiempo para el trabajo, los empleados y las empresas, el potencial para mejorar el bienestar y el rendimiento mediante la mejora de los horarios es inmenso.
ACERCA DE LOS AUTORES
Donald Sull es profesor de prácticas en la Sloan School of Management del MIT y cofundador de CultureX. Alexander Kowalski es profesor adjunto de estudios de recursos humanos en la School of Industrial and Labor Relations de la Universidad de Cornell.
REFERENCIAS (1-5)
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2. H. He, D. Neumark y Q. Weng, “ ¿Valoran los trabajadores los empleos flexibles? Un experimento de campo ”, Journal of Labor Economics 39, núm. 3 (julio de 2021): 709-738, tabla 3.
3. A. Dube, S. Naidu y AD Reich, “ Poder y dignidad en el mercado laboral de bajos salarios: teoría y evidencia de los trabajadores de Wal-Mart ”, documento de trabajo 30441, Oficina Nacional de Investigación Económica, Cambridge, Massachusetts, septiembre de 2022, figura 8.
4. Nuestras dimensiones se superponen, en parte, con las propuestas por Susan Lambert y Julia Henly en SJ Lambert y JR Henly, “Measuring Precarious Work Schedules”, documento de trabajo, The Employment Instability, Family Well-Being, and Social Policy Network, Chicago, Illinois, noviembre de 2014).
5. HH Jeon, SH Kim, H. Song, et al., ““A cada cual lo suyo (turnos): incorporación de preferencias heterogéneas de los trabajadores en los horarios de trabajo por turnos”, SSRN, 5 de abril de 2024, https://papers.ssrn.com.
REFERENCIAS (6-10)
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8. EL Kelly y P. Moen, “ Fixing the Overload Problem at Work ”, MIT Sloan Management Review 64, n.º 4 (verano de 2020): 48-54. Para más detalles sobre el estudio de Kelly y Moen, véase P. Moen, EL Kelly, W. Fan, et al., “¿Una iniciativa de flexibilidad/apoyo organizacional mejora el bienestar de los empleados de alta tecnología? Evidencia de la red de trabajo, familia y salud”, American Sociological Review 81, n.º 1 (febrero de 2016): 134-164.
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10. S. Kesavan, SJ Lambert, JC Williams, et al., “Hacerlo bien haciendo el bien: mejorar el rendimiento de las tiendas minoristas con prácticas de programación responsable en Gap, Inc.”, Management Science 68, n.º 11 (noviembre de 2022): 7818-7836.
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