Cuatro formas de revivir las aburridas reuniones de equipo

Esta es la situación: Convocas a tu equipo a una reunión para discutir una decisión inminente. Al comenzar notas que tus preguntas reciben poca respuesta.

La mayoría de los asistentes parece desinteresada, mientras que unos pocos dominan la conversación. No avanzas hacia una decisión.

Es mejor que una rebelión abierta, pero el nivel de apatía no augura nada positivo para el siguiente paso. No estás mejor preparado para decidir el asunto que antes. Esta es una situación que los líderes detestan.

Mientras tanto, los empleados de todo el mundo dedican cada vez más tiempo de su semana laboral a reuniones, que a menudo consideran repetitivas, desestructuradas, demasiado largas o simplemente aburridas. Como resultado, las reuniones se convierten en una carga en lugar de un motor de productividad.

¿Qué pueden hacer los líderes ante esta falta de compromiso? Muchos recurren a enfoques racionales para que las reuniones sigan avanzando, como ofrecer a los asistentes agendas detalladas, lecturas previas y estrategias de gestión del tiempo. Pero eso no es suficiente.

Las reuniones son más que intercambios transaccionales: involucran a personas que lidian con sus emociones, se enfrentan a la complejidad y son propensas a la influencia de otros.

Para liberar todo el potencial de un equipo, los líderes deben aceptar esta realidad y luego implementar algunos cambios para transformar el formato del intercambio transaccional en un diálogo significativo.

Esto puede ayudar a impulsar la innovación, fomentar la conexión y motivar a los participantes.

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Claves para revivir las reuniones laborales

Exploremos cuatro formas que los gerentes pueden usar para hacer que las reuniones sean más atractivas y transformar la apatía en energía.

1. Cambia la estructura habitual

Cuando las reuniones se organizan de la misma manera semana tras semana, se vuelven rápidamente predecibles. Una forma de aumentar la participación de los participantes es replantear la estructura y el enfoque de la reunión.

Otra forma de hacer que las reuniones sean más atractivas es cambiar el contexto físico de la sala, por ejemplo, moviendo la mesa del centro a un lateral o haciendo que todos los participantes permanezcan de pie.

Como alternativa, se pueden realizar reuniones a pie o declarar la reunión sin portátiles ni pantallas. Estos cambios alteran el patrón habitual, lo que puede refrescar la mente de los participantes y aumentar su atención.

Los manuales para empleados disponibles públicamente de empresas progresistas pueden brindarle ideas adicionales sobre cómo renovar las reuniones.

Aunque experimentar puede ser emocionante, ten en cuenta los distintos tipos de personalidad dentro del grupo al probar algo nuevo.

Además, recuerde que cualquier práctica nueva en las reuniones acabará siendo obsoleta. Reflexione periódicamente sobre qué prácticas son eficaces y cuáles no, y procure identificar un patrón que funcione mejor con su equipo.

2. Habla del elefante que hay en la habitación

Cuando las personas evitan hablar de temas difíciles en las reuniones, quizá por miedo al conflicto o por incomodidad con la dinámica de poder, aumentan las tensiones.

Imaginemos, por ejemplo, un equipo que tiene dificultades para tomar decisiones y hace bromas durante las reuniones para evitar el tema en cuestión cada vez que hay que tomar una decisión: los problemas o inquietudes quedan sin abordar, lo que puede derivar en problemas más graves más adelante, y el equipo tiene dificultades para avanzar.

Para los líderes, es importante abordar el impacto emocional que este comportamiento tiene en la reunión sin culpar a los demás. El líder puede expresar su propia frustración para disipar la tensión e iniciar una conversación.

Esto también puede fortalecer los vínculos dentro del equipo. Para lograrlo, podría ser necesario incorporar un recurso para la conversación o incluso un elemento físico.

Algunos temas serios pueden requerir intervenciones diferentes para animar a otras personas a expresarse. Para fomentar el debate sobre los retos que enfrentan las mujeres en su trayectoria profesional, la firma de servicios KPMG colaboró ​​con artistas.

A partir de entrevistas, los artistas desarrollaron una conferencia teatral sobre la cultura laboral de la empresa, la conciliación de la vida laboral y personal, los requisitos profesionales para las mujeres y las conductas de los machos alfa. Este canal de comunicación poco convencional ayudó a los equipos a reconocer prejuicios y a comprender mejor un tema complejo.

Para que estos enfoques funcionen, los líderes deben crear un entorno de seguridad psicológica, es decir, un entorno donde las personas se sientan seguras para asumir riesgos, compartir ideas y expresarse sin temor a consecuencias negativas.

Los líderes pueden lograr esto, en parte, estableciendo principios de reunión con sus equipos para garantizar que todos se sientan cómodos participando en la discusión.

3. Haz que todos se sientan escuchados

Las personas quieren saber que sus opiniones son importantes. Si los asistentes a una reunión no lo sienten así, los gerentes podrían notar silencio o interrupciones frecuentes, señales no verbales como suspiros y miradas de disgusto, o escasas respuestas a las preguntas.

Diseñar una agenda de reunión inclusiva garantiza que los participantes se sientan valorados y tengan la oportunidad de contribuir.

Los gerentes pueden crear reuniones inclusivas usando tácticas como pedir a los participantes que escriban sus puntos de vista en notas adhesivas antes de iniciar un debate sobre un tema, o pedir a alguien que resuma el punto del orador anterior antes de añadir su propia aportación.

Esto da tiempo a los participantes para reflexionar y expresar sus ideas con claridad, y equilibra la participación. Escuchar de verdad va más allá de esperar su turno para hablar: implica empatizar, comprender la perspectiva del orador y gestionar los sesgos personales y grupales.

Aunque parezca contradictorio, incorporar momentos de silencio también ayuda a los participantes de la reunión a escuchar las palabras y a digerir las emociones, las intenciones y los matices tácitos.

Considerar múltiples puntos de vista puede ralentizar temporalmente las conversaciones, pero también fomenta la participación y mejora la decisión final.

4. Respeta el ADN de tu empresa

La forma en que involucras a tus empleados en las reuniones debe estar en consonancia con el ADN de la organización: sus fortalezas y valores fundamentales. 

Las fortalezas fundamentales son habilidades y rasgos de personalidad, como la resiliencia, mientras que los valores fundamentales son principios y creencias rectores, como la equidad.

Idealmente, el ADN de tu empresa se puede resumir en tres a cinco palabras, cada una acompañada de una o dos frases que expliquen su significado específico para la organización. Muchas empresas tienen dificultades para identificar valores distintivos y específicos y darles vida .

Expresar la esencia de la empresa define qué hacer y qué no hacer en sus reuniones y ayuda a que estas tengan mayor impacto en los empleados.

Lo que inicialmente podría parecer resistencia a una práctica específica en las reuniones, en realidad podría ser una respuesta a una práctica que no encaja con la esencia de tu empresa.

Usar los valores fundamentales y las fortalezas de la organización para establecer qué hacer y qué no hacer explícitamente en las reuniones e involucrar a todos en el proceso promoverá prácticas de reunión que respeten y aprovechen el ADN único de su organización.

Los beneficios de involucrar activamente a las personas en las reuniones son de gran alcance.

La participación en las reuniones contribuye no solo al éxito del equipo, sino también al del líder: un líder que se centra en esta labor puede adquirir nuevas habilidades, visibilidad interna y oportunidades de ascenso.

Al cambiar lo habitual, abordar los temas problemáticos, hacer que todos se sientan escuchados y respetar la esencia de su empresa, puede transformar las reuniones de apatía a energía.

Estas estrategias pueden requerir que enfrente problemas estructurales y dinámicas de equipo desafiantes. También requerirá ensayo y error para encontrar lo que funciona y conecta con su equipo.

Sin embargo, los beneficios son innegables: un equipo productivo, comprometido y conectado. Verá una mejora en los resultados de las reuniones, e incluso podría descubrir que las reuniones dejan de ser una carga.

SOBRE EL AUTOR

Alexander Loudon es consultor estratégico de Loudon & Associates y autor de The Execution Advantage: A No-Nonsense Guide to Turning Your Strategy Into Results (Warden Press, 2023).

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