Cómo combatir la fatiga mental de las reuniones virtuales

Las personas pasaron de correr a las salas de juntas a buscar rápidamente el enlace de Zoom entre sus correos. Si bien el medio ha cambiado para muchos de nosotros, la necesidad de reunirnos en grupos para trabajar, discutir el progreso de un proyecto y enfrentar los retos laborales sigue estando presente.

De hecho, la cantidad de reuniones por día ha aumentado desde que muchas oficinas recurrieron al teletrabajo en 2020. El informe “Future Workforce Pulse” de Upwork muestra que 36.2 millones de estadounidenses trabajarán a distancia para 2025, un aumento de casi el 90 por ciento respecto a los niveles prepandémicos. En definitiva, las juntas virtuales llegaron para quedarse.

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El contexto virtual añade cierta complejidad tanto para líderes como para colaboradores: no estamos acostumbrados a la falta de señales no verbales, el contacto visual prolongado o la sobrecarga de rostros (¡incluido el nuestro!) que procesar en una pantalla. Ver nuestras propias caras mientras hablamos o escuchamos y la hiperconciencia asociada al cómo aparentamos o mostramos emociones es estresante.

La cantidad de esfuerzo que requiere procesar todos estos estímulos, mientras se piensa y se comunica a la vez, es extenuante. Los consejos más recientes para reducir el “Zoomfrimiento” incluyen evitar el multitasking, tomar descansos de pantalla o hacer llamadas telefónicas/enviar correos electrónicos siempre que sea posible. Si bien estas estrategias pueden ser útiles para aliviar el propio cansancio, no resuelven la calidad, el contenido o la naturaleza demandante de las reuniones virtuales en sí mismas.

¿Por qué las videollamadas resultan tan agotadoras y qué pueden hacer los líderes para mejorarlas? Durante el verano de 2020, recopilamos datos de 150 empleados que laboran en una variedad de industrias en EU y Europa, con el fin de conocer su experiencia con las reuniones virtuales y, más específicamente, sobre la fatiga asociada a ellas.

La gran mayoría de los encuestados aseguraron sentirse más cansados y hartos, durante y después de sus juntas virtuales, que con las juntas en persona; en cambio, hubo mucho menos consenso con respecto a las causas de esta fatiga. Por un lado, señalaron como principales razones los horarios y las estructuras de cada reunión, pero, por el otro, variaron bastante en cuanto a preferencias de estos mismos factores.

Nos encontramos ante lo que se conoce como una paradoja de preferencias: diferentes personas se inclinan por distintas opciones, por lo que las preferencias de unos se oponen a las de otros. Algunos empleados aseguraron, por ejemplo, que las reuniones virtuales son más extenuantes que aquellas en persona, porque hay menos señales sociales, mientras que a otros no les disgustaba el formato a distancia.

Una persona dijo que extrañaba las interacciones fortuitas de la oficina, pero no quería que la reunión en línea se interrumpiera con charlas casuales. ¿Cuál es el mejor camino a seguir dada esta diversidad entre los asistentes?

No existen soluciones universales. Está claro que la diversidad de preferencias revela la necesidad de una respuesta personalizada.

Los líderes no deben asumir que su sentir es igual al de sus compañeros de equipo o incluso que todos los equipos comparten las mismas inclinaciones. Para organizar juntas más efectivas y menos cansadas, una de las acciones más importantes que puede llevar a cabo un líder es solicitar retroalimentación de los asistentes.

Recabar opiniones sobre las juntas es una buena práctica, sean virtuales o no. No sólo se obtienen comentarios importantes para saber cómo planificar y dirigir próximas reuniones, sino que también comunica a los empleados que la intención es conseguir una experiencia laboral más positiva para ellos.

Empieza propiciando conversaciones acerca de lo que funciona y lo que no, sean personas o grupos. Al pedirles que piensen de manera crítica respecto a sus juntas y que contribuyan a que lleguen a buen término, puedes generar más compromiso por parte de tus empleados y equipos.

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Podrías solicitar retroalimentación en forma de encuestas ocasionales, discusiones grupales más abiertas o ambas. Las preguntas que plantees en estos medios deben captar las evaluaciones y preferencias de todos, y también puedes pedirles que sugieran cambios para reuniones futuras.

Con el objetivo de ayudarte a realizar estas herramientas de retroalimentación, toma en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Qué tan útiles son nuestras reuniones de equipo?

• ¿Qué funciona y qué no tanto? ¿Qué podríamos cambiar?

• Para optimizar el flujo de trabajo, ¿deberíamos programar juntas por la mañana, a mediodía o en la tarde?

• ¿Cuánto tiempo deben durar nuestras juntas?

• ¿Con qué frecuencia debemos reunirnos?

• ¿Sería mejor para ti tener días o periodos sin juntas?

• Si dirigieras la reunión, ¿qué cambiarías?

Después de recopilar los comentarios de tu equipo o equipos, asimílalos y reflexiona al respecto. Permítete ahondar en tus pensamientos y no te desanimes. Luego, experimenta y cambia las cosas en función de lo que has aprendido; sin embargo, es importante reconocer que no siempre podrás adaptarte a las preferencias de todos.

Haz combinaciones: podrás intentar complacer a algunos miembros del equipo un mes y al siguiente complacer a otros. De este modo, expresas que estás intentando hacer ajustes que, en última instancia, beneficien a todo el equipo de una forma u otra: estás escuchando y tomando medidas para mejorar (incluso si esto significa dar gusto sólo a unas cuantas personas a la vez).

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Haz más efectivas tus reuniones

Aunque las ideas que genere tu equipo serán la base de un plan de acción, te presentamos unas cuantas prácticas que podrían hacer más efectivas y menos extenuantes las juntas de tu compañía:

• Cancela las reuniones innecesarias. Las necesarias que sean más breves.

• Asigna diferentes papeles a los asistentes siempre que tenga caso, como moderador, secretario o cronometrador.

• Utiliza las juntas para resolver problemas, realizar debates y fomentar la interacción social.

• Lleva a cabo juntas asincrónicas mediante documentos editables en la nube, con el fin de que el resto de los empleados realicen aportaciones a lo largo del día.

• Haz descansos durante sesiones largas o consecutivas. Anima al equipo a que se levanten, se estiren o caminen.

• Implementa periodos o días libres de juntas.

• Modera y dirige las videollamadas de manera más activa, moviendo los temas cuando sea necesario y asegurando que todos tengan la oportunidad de participar.

• Si es posible en tu plataforma, desactiva la opción de verte a ti mismo y permite que el uso de  la cámara sea opcional para algunas juntas.

No existe un método único para todos, mantén una buena disposición para adaptarte y crecer. Prueba diferentes estrategias o plataformas. Ajústense a medida que las necesidades cambien o evolucionen.

Confía en el cumplimiento de las mejores prácticas y desarrolla un plan personalizado para asegurarte de que la siguiente junta virtual sea estimulante y no extenuante. Mientras exploras la paradoja de preferencias contradictorias, como buen líder aún puedes marcar la diferencia. Averigua qué es lo importante para tu gente y aplícalo.

SOBRE LAS AUTORAS

Katie Kavanagh, Nicole Voss y Liana Kreamer son estudiantes de doctorado de ciencias organizacionales en la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte. Steven G. Rogelberg es rector de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte y autor de The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance (Oxford University Press, 2019).

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