Aprende a priorizar tu lista de tareas pendientes con la Matriz de Eisenhower
Al clasificar tus tareas podrás ser más productivo. (mamewmy/Freepik)
La Matriz de Eisenhower es una valiosa herramienta de productividad que ayuda a las personas a priorizar sus tareas en función de la urgencia e importancia. Te decimos cómo usarla en tu vida cotidiana.
La correcta gestión del tiempo es fundamental cuando tienes una larga lista de tareas pendientes. Para cumplir con todo, puedes hacer uso de la Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz de decisiones.
Esta herramienta lleva ese nombre por el 34° presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, a quien se le atribuye la creación de este método de productividad y organización para contrarrestar la amplia carga de trabajo.
En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un rector de universidad anónimo cuando dijo:
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
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Los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower
Para emplear esta matriz, primero debes clasificar tus pendientes en cuatro categorías o cuadrantes:
Paso 1: Urgente e importante
No importa que tan larga sea la lista de pendientes, debes de recurrir a organizar tus pendientes en dos bloques primarios respondiendo a la pregunta: ¿cuáles requieren de mi atención inmediata? Las que así consideres deberás ponerlas en el lado de lo urgente.
Las tareas restantes, por ende, podrás resolverlas a mediano o largo plazo, por lo que deberás clasificarlas en lo importante.
Paso 2: Programar
El paso anterior no quiere decir que olvides las tareas que no sean urgentes o importantes, si no que les darás prioridad en las horas o días siguientes.
Para evitar que esas actividades se conviertan en una crisis de pesada carga de trabajo en el futuro, es necesario que programes -con calendario en mano- y así asignes tiempo para concretarlas.
Paso 3: Delegar
En ocasiones el ímpetu de querer resolverlo todo puede ser contraproducente. Dentro de tu lista evalúa cuáles puedes delegar a otros colaboradores con el objetivo de liberar tu tiempo y emplearlo en temas de mayor urgencia o relevancia.
Paso 4: Eliminar
Las tareas de esta categoría no son ni urgentes ni importantes. Estas actividades, incluso, pueden ser distracciones innecesarias que hacen perder el tiempo y que deben minimizarse o eliminarse de tu rutina.
Pero ojo, tampoco seas tan duro con ello, ya que algunas de estas acciones pueden ser hacer breves ejercicios de respiración o de meditación, por ejemplo, que pueden ser favorables para tu mente y cuerpo, y de esa forma aumentar tu productividad en los momentos de mayor intensidad.
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Beneficios de usar la Matriz de Eisenhower
Al clasificar tus tareas por jerarquía de relevancia podrás optimizar tus tiempos y ser más productivo. Estos son algunos de los beneficios de usar la Matriz de Eisenhower.
Más orden en la agenda
Al clasificar las tareas, las personas tienen una mayor claridad sobre qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden programarse o delegarse, de acuerdo con la plataforma Clockify.
Menos procrastinación
La matriz de Eisenhower desalienta la postergación de actividades críticas. Impulsa a las personas a abordar asuntos importantes con prontitud, evitando que se vean marginadas por tareas menos importantes pero aparentemente urgentes.
Reducción del estrés
Esta matriz ayuda a asignar recursos proporcionalmente a la importancia y urgencia de las tareas, lo que conduce a una mayor productividad y una reducción del estrés.
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