3 claves para saber si una junta debe ser un correo electrónico
Aprende a simplificar tu agenda. (Freepik)
¿Cansado de perder el tiempo en reuniones improductivas? Conoce algunas claves que te ayudarán a identificar cuándo es mejor enviar un correo electrónico en su lugar.
Seguramente en más de una ocasión has dicho o escuchado la frase “Esta junta pudo haber sido un correo electrónico”. No estás solo, así es exactamente como se siente el 32 por ciento de los colaboradores después de una reunión laboral.
La “juntitis” es un mal que aqueja a muchas organizaciones y tiene un impacto negativo en la productividad de los colaboradores.
En una encuesta de gerentes en una amplia gama de industrias, los investigadores Leslie Perlow, Constance Hadley y Eunice Eun encontraron que más del 70 por ciento de las personas creía que las reuniones eran improductivas e ineficientes, y el 65 por ciento dijo que las juntas le impedían completar su trabajo.
Ponle sana distancia a la juntitis con reuniones laborales cortas
Frente a esta situación existen algunas alternativas que pueden implementar las organizaciones. La empresa Slack declaró la “bancarrota del calendario” y quitó todas las reuniones recurrentes y las charlas uno a uno de sus calendarios para poder considerar puntos que eran realmente necesarios.
Mientras que Dropbox implementó el modelo “3D” (debatir, discutir, decidir) para acordar que si una reunión no logra al menos uno de esos objetivos , entonces no es necesario concretarla.
3 claves para identificar las reuniones que pueden ser un correo electrónico
1. Debe tener objetivos claramente definidos
Si el propósito de la reunión se puede lograr a través de un intercambio directo de información, actualizaciones o toma de decisiones, puede ser más eficiente comunicarse por correo electrónico, recomienda Fast Company.
“Las reuniones deben tener objetivos y agendas claros para garantizar que sean productivas”.
2. Los colaboradores deben interactuar
Las juntas que tienen una interacción, discusión o colaboración mínimas entre los participantes son candidatas potenciales para convertirse en un correo electrónico, de acuerdo con la plataforma Float.
Si la información se puede compartir sin necesidad de comunicación en tiempo real, un e-mail puede ser una opción más eficaz en el tiempo.
3. Tiene que haber más asistentes
The Muse considera que si solo dos personas deben participar en la discusión o en el proceso de toma de decisiones, es posible que no se requiera una junta completa.
El correo electrónico, una llamada o un mensaje por WhatsApp puede ser una forma más específica y eficiente de comunicarse con las personas.
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