Hay 10,080 minutos en una semana. Te decimos cómo ser el jefe de todos ellos

Jared Spataro ama a su mujer y a sus hijos. Así que se quedó sorprendido cuando, hace casi 20 años, ella se le acercó con una pregunta: “Entonces… ¿cuándo vas a pedir el divorcio?”.

Había ido ascendiendo en una empresa de software en pleno desarrollo, trabajando en un negocio de gestión de contenidos colaborativos de rápido crecimiento. Era lo más grande que había hecho nunca, y le costaba seguir el ritmo incesante. 

Empezó a despertarse cada vez más temprano, pensando que si podía empezar a trabajar a las 3 de la mañana, bueno, a las 2, era genial. 

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Su mujer y sus cuatro hijos pequeños estaban pagando el precio. 

“No pasas tiempo conmigo”, le dijo su esposa. “Si soy importante para ti, seguro que no me doy cuenta”. 

Fue entonces cuando se dio cuenta. “Siempre iba a haber más exigencias por parte del negocio, y tenía que marcar los límites“, dice Spataro.

Tras hablar con un mentor de su empresa y leer el libro Managing Management Time, de William Oncken, comenzó una práctica que organiza su vida hasta el día de hoy. 

El “Timeboxing” es el principio de elegir las áreas más importantes de tu vida, desde la familia hasta el ejercicio, pasando por la comunidad y, sí, el trabajo.

Todas estas actividades debes ponerlas en tu calendario con horas precisas de inicio y fin. 

“Hay 10.080 minutos en una semana”, dice Spataro, que ahora es vicepresidente corporativo de Modern Work en Microsoft. “Puedes ser el jefe de todos esos minutos si tomas el control”.

En un mundo de trabajo flexible, en el que las personas tienen la posibilidad de trabajar desde distintos lugares y a distintas horas, las líneas entre el trabajo y la vida son más borrosas que nunca. 

El trabajo se cuela en el tiempo que antes dedicábamos a relajarnos con una copa de Malbec o a leer cuentos a nuestros hijos antes de dormir. Y cuando se trabaja desde casa, es fácil abrir el portátil nada más despertarse porque no hace falta ducharse, ponerse pantalones de verdad o coger un autobús para ir a la oficina. 

Según Spataro, cada uno de nosotros debe definir sus propios límites. 

“Cuando hay restricciones, se resuelven los problemas”, dice. “El timeboxing te impone esas limitaciones”, dice. Es un método probado según un análisis de consejos de productividad, el timeboxing es el más útil.

“Cuando tienes restricciones, realmente resuelves los problemas. El timeboxing te impone esas restricciones”.

La idea central de esta práctica es entender que no se puede tener todo: todos tenemos que decidir a qué dedicar nuestros minutos. 

El primer paso, por tanto, es elegir las prioridades, que se convierten en la base de tus ocupaciones. Spataro recomienda no más de cinco, ya que más de eso se vuelve difícil de manejar. ¿Sus demás ocupaciones? Dios, la familia, la salud, el sueño y el trabajo.

Tomemos un lunes cualquiera. Spataro se levanta a las 4 de la mañana y dedica tres horas a hacer el culto diario y a hacer ejercicio. A las 7 de la mañana, empieza a trabajar. 

El trabajo contiene subactividades, al estilo de las muñecas rusas, que designan lo que tiene que hacer durante el día: su lista de tareas pendientes injertada en su calendario. 

Por ejemplo, de las 13:30 a las 14:15, puede haber una casilla bloqueada para preparar una reunión con un cliente.

Me obliga a mirar cada día y decir: “¿Qué tengo que hacer?¿Cómo estoy utilizando mi tiempo?”. 

Si tiene que trabajar en los presupuestos del año que viene pero no tiene minutos reservados para hacerlo, tiene que hacer un hueco en su agenda. 

“Puedo decir: Me encantaría ir a esta reunión, pero no puedo porque tengo que hacer ese trabajo”. No se puede tener todo.

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La caja de trabajo tiene una dura parada cada día a las 6 de la tarde, cuando empieza su tiempo familiar. 

Es muy estricto a la hora de no dejar que los plazos o las llamadas de última hora se extiendan a esa casilla, en la que pasa tiempo con sus hijos y su esposa (con la que sigue felizmente casado). 

Y a las 10 de la noche, es hora de ir a la cama. Se podría decir que es como un reloj.

Hace falta resolución para crear cajas y atenerse a ellas. El timeboxing requiere tener que decir que no a menudo y mantenerse firme bajo presión. Y, por supuesto, la vida no siempre cabe en un cronograma. 

Hay momentos en los que limitar el trabajo a unas horas predeterminadas no es posible, y para los cuidadores y otras personas con vidas menos predecibles, este método puede ser más difícil. 

Pero utilizando los principios del timeboxing, cualquiera puede construir muros alrededor de su horario (aunque estos muros sean necesariamente ajustables). 

Si tu hijo se va a dormir a las 8, programa un rato con tu pareja para después de su hora de acostarse. Si un pariente mayor tiene terapia física todos los martes a las 3, eso puede servir como tu caja de Pilates. 

El truco es tomar el control de lo que puedas, cuando puedas, en lugar de dejar que tus responsabilidades te arrastren como un río desbordado.

Esta práctica defiende la noción de que uno está a cargo de su propia felicidad, que mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal, evitar el agotamiento y encontrar el tiempo para hacer todo el trabajo es su trabajo, no el de la empresa. 

Sin embargo, es esencial que los líderes comprendan y acepten que trabajar hasta el punto de agotamiento rara vez significa que la gente hará un mejor trabajo (y, de hecho, a menudo significa que serán menos productivos). 

Spataro afirma que los directivos y ejecutivos deben animar a los empleados a hacerse cargo de sus horarios y a respetar los cronogramas que diseñan. 

“Tienes que hacer que los máximos responsables pinten esa imagen y ayuden a la gente a entender que, no solo está bien, sino que es lo que queremos”. 

Satya Nadella ha fomentado esa cultura como CEO de Microsoft, diciendo a sus empleados, como Spataro, que está bien ignorar un correo electrónico durante el fin de semana. 

“Una de las cosas en las que al menos estoy mejorando”, dice Nadella, “es ser capaz de establecer esa expectativa”.

En última instancia, se trata de control, y de ser disciplinado sobre el tiempo que tienes para dedicar a lo que es importante para ti. 

Cuando sólo tienes un margen de 30 minutos para revisar un libro blanco y el resto de tu tiempo está contabilizado, es menos probable que te distraigas con pings no pertinentes. 

Si sólo tienes una hora y media reservada para cenar con un viejo amigo de la universidad, puedes permitirte silenciar Outlook y dejar el teléfono en el bolsillo. 

Al fin y al cabo, cuando se termina un apartado en tu cronograma, también lo hace ese tiempo, así que depende de ti aprovecharlo al máximo.

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5 maneras de empezar a hacer Timeboxing ahora mismo:

1. Acepta que no puedes tenerlo todo

Todos estamos limitados por el tiempo y el espacio, y es imposible hacer todo lo que queremos. 

Cuanto antes lo aceptes, antes podrás utilizar el tiempo que tienes en lo que es más importante para ti.

2. Elige 5

Divide tu vida en tres o cinco áreas a las que quieras dedicar tu tiempo. Deben ser amplias, como la familia, la comunidad, la salud/bienestar y el trabajo. 

Y no olvides los cimientos. “Todo esto se desmorona si no duermes lo suficiente”, dice Spataro.

3. Haz tu horario…

Anota cuántos minutos a la semana estás dispuesto a dedicar a cada área, y a continuación, ponlos en un calendario semanal con tantas horas de inicio y finalización precisas como puedas. 

Algunos ejemplos fáciles para empezar: ¿Cuánto necesitas presupuestar para dormir cada noche?¿Cuánto tiempo necesitas dedicar al trabajo? Rellena los huecos con tus otras prioridades.

4. ¡Cúmplelo!

Los espacios en el cronograma están cerrados por una razón. Para sacar el máximo provecho de estas “cajas de tiempo”, sé riguroso a la hora de respetar las tuyas. 

Puede que no parezca un gran problema trabajar 10 minutos más allá del final de tu caja de trabajo, pero hacer cumplir tus restricciones cristalizará el hábito de aprovechar al máximo el tiempo que has asignado.

5. Aprende a saber cuándo hacer excepciones

La vida pasa, y no siempre es posible cumplir un horario exacto. Tal vez tengas que hacer una presentación de fin de año para un cliente, y durante las próximas tres semanas tengas que tomar prestado tiempo de la caja de excursiones después del trabajo para compensar. 

La clave está en decidir conscientemente si merece la pena hacer una excepción y asegurarse de que es una desviación, no la norma.

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Nota de la editora: Este contenido se publicó originalmente en el sitio de WorkLab de Microsoft y fue traducido al español por el equipo de MIT SMR México.

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