Cuatro pasos para optimizar contrataciones virtuales

Por Ben Laker, Will Godley, Charmi Patel y Selin Kudret

Los procesos de contratación cambiaron drásticamente el año pasado, ya que la pandemia obligó a que las entrevistas y las evaluaciones tuvieran lugar a distancia. Cuando se hace correctamente, la contratación virtual puede ser muy superior a su contraparte en vivo, pues ofrece mayor velocidad, facilidad y accesibilidad. Aunque las entrevistas a distancia niegan la oportunidad de conocer a los candidatos en persona, observar cómo actúan en el entorno y evaluar cómo encajan en la cultura corporativa -todos elementos centrales del modelo de contratación cara a cara-, nuestra última investigación concluye que los beneficios de la contratación virtual superan estas condiciones.

Actualmente, las organizaciones no tienen más remedio que adoptar métodos remotos para reclutar nuevo personal, por lo que dominar los procesos de contratación virtual es esencial para las empresas que buscan tener al personal más capacitado. El 75% de las compañías que han contratado nuevos elementos durante la pandemia, han tenido que transformar sus procesos de selección desde un principio.

Nuestra intención era descubrir el secreto para hacer contrataciones óptimas, para lo cual analizamos 300 entrevistas de trabajo, realizadas en marzo y en diciembre de 2020. Gracias a nuestro análisis, hallamos cuatro pasos que las compañías pueden dar hacia una contratación a distancia óptima.

1. Dedica tiempo suficiente. Se requiere una buena preparación -desde escribir una descripción de trabajo atractiva hasta resolver problemas de las plataformas de videollamada- antes de entrevistar a cualquier candidato, y todo lleva tiempo.

Las empresas deben elaborar cuidadosamente las ofertas de trabajo, deben ser claras, concisas y librarse de prejuicios para atraer a candidatos más calificados y diversos. Como explicó Liz Wessel, directora ejecutiva y cofundadora de WayUp, en el curso de nuestra investigación: “La forma de escribir un puesto laboral predice quién será tu próximo empleado, porque el lenguaje afecta a quienes se postulan”.

Con el fin de identificar a los candidatos más calificados, entre todos los concursantes, los reclutadores deben determinar previamente qué pretenden encontrar en las solicitudes; además, necesitan asegurarse de haber reservado el tiempo suficiente para revisar cada una de ellas y a sus candidatos de manera correcta. Toma en cuenta que, en más de 150 entrevistas virtuales, descubrimos que los entrevistadores habían subestimado el tiempo que requerían para conocer a sus candidatos.

Otro aspecto importante a preparar es elegir una plataforma de comunicación familiar, ya sea Microsoft Teams, Google Meet, Zoom o Skype, para que los entrevistadores puedan evitar o solucionar posibles fallas técnicas. Las empresas están obligadas a proporcionar instrucciones detalladas para el uso de cualquier plataforma que se emplee durante el proceso de selección y deben alentar a los candidatos a que también comprueben su uso con anticipación. (Si algo nos enseñó 2020, es a esperar lo inesperado, y que con los niños, las mascotas y la tecnología temperamental a la orden del día, cualquier cosa puede pasar).

2. Sé prudente y atento al detalle. Cuando los candidatos no tienen la oportunidad de visitar una oficina, muchas características de la organización y el puesto en sí pueden no ser tan evidentes como antes, por lo que ahora se requieren descripciones o explicaciones más claras. Nuestro estudio concluyó que las empresas deben ser directas y ofrecer detalles a la hora de describir el puesto, las responsabilidades que conlleva, y durante la entrevista.

Los entrevistadores deben plantear preguntas directas para conseguir las respuestas que necesitan. En vez de empezar con el típico “Háblame de ti”, mejor realicen preguntas específicas, como “¿Cuál fue tu mayor reto en la empresa X?”. No tengas miedo de ocupar unos segundos para tomar notas; los candidatos pueden ampliar sus respuestas si lo desean, durante los silencios. Cuando los reclutadores tomaban notas, la satisfacción de los candidatos aumentaba a más del 70%, porque les brindó la oportunidad de pensar y reflexionar en medio de la entrevista, por lo que se sentían más seguros.

Los detalles importan tanto en la presentación como en la conversación: descubrimos que más del 60% de los candidatos se distraían con el uso de fondos virtuales. Para asegurarse de que los entrevistadores representen bien a la organización, deben elegir como fondo una imagen adecuada, ya sea una oficina virtual o una marca corporativa, si es necesario.

La elección del micrófono y la cámara web también es fundamental, así como recordar silenciarse para evitar interferencias y que la conversación salga mal. Llevar a cabo entrevistas desde un lugar bien iluminado, con excelente conectividad a Internet, no sólo mejora la imagen de la marca -en un 80%, según nuestro análisis-, sino que también facilita la comunicación.

3. Conversa de manera auténtica. Las entrevistas remotas ahora pueden servir como la primera interacción sustancial que un empleado potencial tiene con una compañía, pero la verdad es que las llamadas por Zoom son aburridas; el 80% de los encuestados considera que las videollamadas son más monótonas que las entrevistas en persona. Este es un problema evidente cuando se realizan muchas entrevistas en una sola sesión.

El primer reto para cualquier reclutador es no aburrirse, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Normalmente, las entrevistas consisten en un patrón de “pregunta-respuesta, pregunta-respuesta”, que fluye peor en pantalla que en vivo, dado que la falta de gestos sociales puede provocar pausas incómodas o respuestas largas tipo monólogo.

Nuestro estudio sugiere que, más bien, los entrevistadores inicien una conversación real con cada candidato y adapten cada entrevista a sus respuestas, para mantenerse atentos y presentes. En más de 275 entrevistas, descubrimos que este método aumentó la satisfacción de los candidatos hasta un 90% y los hizo sentir cómodos, lo que a su vez permitió a sus reclutadores conseguir información útil y mejoraron, por tanto, el proceso de contratación.

Una conversación más auténtica podría atraer a un mayor número de candidatos, pues es probable que el 75% de los candidatos se sientan dispuestos a compartir su experiencia en redes sociales, si esta es positiva, en comparación con un 62% si es una experiencia negativa, ya sea que terminen contratados o no.

4. Responde las inquietudes de los candidatos de frente. Nuestro estudio concluyó que es esencial atender cualquier inquietud de manera directa: en más de 264 entrevistas, observamos que los candidatos esperaban que su entrevistador pudiera responderles dudas sobre el método de trabajo a distancia y la cultura organizacional en la pandemia. Wessel, de WayUp, identificó algunas de las principales preocupaciones de los candidatos cuando están iniciando su carrera y sugirió posibles respuestas.

La implementación del home office se disparó en 2020, por lo que, hoy como nunca antes, se volvió necesario contar con un espacio laboral en casa. “Antes de aceptar un trabajo a distancia, un candidato querrá saber la clase de tecnología que requiere para realizar sus tareas correctamente”, aseguró Wessel, y señaló que los candidatos pueden sentirse preocupados por el acceso a estas herramientas, “cualquier cosa, desde tener una laptop, hasta contar con una buena señal de Wi-Fi”. Los candidatos para puestos más específicos podrían necesitar equipo que normalmente tendrían disponible en la oficina, como equipos de edición de video, o algo menos costoso, unos auriculares especiales u otra pantalla.

Conscientes de que las organizaciones de todo el mundo han adoptado nuevas políticas a la luz de las transformaciones por la crisis sanitaria, los candidatos también querrán saber cuáles han sido los cambios de la cultura empresarial. Es obligación de los reclutadores compartir detalles con los candidatos sobre cómo han fomentado un sentido de unidad o de qué manera han mejorado la productividad a distancia.

Wessel señaló el ejemplo de Apex Systems, quienes “crearon contenido de marca en donde mostraban cómo adoptaron actitudes más flexibles para el personal y cómo, a final de cuentas, la cultura se fortaleció durante la pandemia”.

La última palabra

Las contrataciones virtuales llegaron para quedarse. Las ventajas de accesibilidad, velocidad y facilidad pueden mejorar mucho la experiencia de una entrevista laboral, al mismo tiempo que ayudan a los gerentes a elegir nuevos talentos de una manera óptima y con más información. Dicho esto, el proceso de contratación virtual debe sostenerse en los cuatro pilares que hemos descrito antes para encontrar y contratar a los mejores empleados.

Acerca de los autores

Ben Laker (@drbenlaker) es profesor de liderazgo en la Henley Business School de la Universidad de Reading. Will Godley (@willgodley) es un periodista de TV que colabora con la BBC, CNN, Forbes y Sky News. Charmi Patel es profesora asociada de gestión de recursos humanos internacionales en la Henley Business School. Selin Kudret (@drselinkudret) es profesora asistente de comportamiento organizacional en la Kingston Business School.

Artículo traducido por Elvira Rosales Abundiz, a partir de: https://sloanreview.mit.edu/article/four-steps-to-successful-virtual-hiring/

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