Cómo evitar que el regreso a las oficinas sea una tormenta emocional

Conforme la vacunación contra la covid-19 se va extendiendo por el grueso de la población, se empieza a plantear un posible regreso a las oficinas. Muchas organizaciones están considerando implementar un modelo híbrido, en el que los equipos asistan a la oficina algunos días a la semana o al mes. Para los empleados que sufrieron el aislamiento durante la pandemia, la vuelta a las oficinas será un proceso excitante; a quienes se han acostumbrado al home office o padecen problemas de salud persistentes, les provocará ansiedad. La mayoría experimentará una mezcla de ambas sensaciones; en pocas palabras, el regreso a la nueva normalidad será una tormenta de emociones.

Como líder, tu función es brindar a los equipos la mayor certeza posible sobre el panorama a futuro y, aunque nadie sabe realmente cómo será el mundo dentro de seis meses, desde hoy puedes tomar algunas medidas para hacer que tus compañeros se sientan apoyados y seguros antes de volver al espacio laboral.

Sé transparente. No esperes a comunicar lo que tienes en mente, incluso si no cuentas con mucha información; por ejemplo, di abiertamente: “Sin dudas, vamos a estar trabajando desde casa hasta julio y, después de eso, estamos considerando adoptar un modelo híbrido”. La incertidumbre genera ansiedad y decir algo es mucho mejor que permanecer en silencio; aun cuando no puedas dar una respuesta exacta, tus equipos sentirán consuelo al saber que no estás ignorando el problema.

Cuando surjan preguntas, responde de la manera más honesta posible y, una vez que tengas un plan, asegúrate de informar a los gerentes acerca de todos los detalles para que puedan comunicar el panorama de manera clara y asertiva a sus equipos. Recuerda: el objetivo de la transparencia es generar confianza y reducir el estrés innecesario.

Atiende las preocupaciones desde el principio. Comienza por tratar de entender mejor en dónde están parados. Expresar las preferencias e inquietudes de todos, desde un principio, puede hacer que tus equipos se acerquen a la oficina, en vez de obligarlos a volver. (Después de los eventos del año pasado, será casi imposible usar la típica excusa: “Nuestra empresa no está configurada para el trabajo a distancia. Es obligatorio que todos se presenten en la oficina”).

Puedes echar mano de herramientas tipo encuesta con preguntas como:

• ¿Cuántos días a la semana te gustaría asistir a la oficina?
• ¿Qué te ayudaría a que el regreso fuese más cómodo?
• ¿Quisieras compartir algún tipo de circunstancia que haría el regreso a la oficina especialmente difícil o angustiante para ti?
• ¿Qué actividades prefieres realizar en la oficina (por ejemplo: reuniones prolongadas, juntas de equipos nuevos, sesiones de lluvias de ideas, etc.)?
• ¿Qué actividades prefieres realiza en casa?

Comparte los resultados de la encuesta, es importante. Si te gustaría que los empleados regresen a la oficina cinco días a la semana, pero la encuesta revela que ellos quieren volver sólo dos, sería una muy mala gestión ignorar ese dato. En su lugar, utilízalo como punto de partida para platicar de manera honesta al respecto y llegar a compromisos productivos. Incluye a personal de Recursos Humanos en este debate para asegurarte de que cualquier plan a seguir tenga en cuenta las necesidades de todos tus empleados.

Discutan las expectativas. A medida que el espacio en sí donde se labore pierde relevancia, el tiempo que se trabaje irá cobrando peso. Elabora una lista de normas de comunicación que estimulen la productividad y eviten el agotamiento como parte del plan de transición.

Cuando trabajas desde casa, es muy fácil seguir trabajando… todo el tiempo. En 2020, Microsoft descubrió que la cantidad de mensajes que sus empleados enviaban después del horario laboral estándar se duplicó y que las personas que no solían trabajar sábados y domingos antes de la pandemia, observaron un triple incremento de su carga laboral durante los fines de semana. Normal que el 71% de los trabajadores del conocimiento hayan sufrido el famoso bornout durante el último año.

A continuación, compartimos algunos ejemplos de este tipo de normas:

• Todas las juntas deben contar con un enlace para garantizar que los miembros del equipo remoto puedan unirse.
• En el caso de las reuniones más grandes, con personas de la oficina y que estén trabajando desde otros sitios, cada miembro ingresará desde un dispositivo diferente para que quienes estén a distancia no se sientan excluidos.
• Se espera que todos, trabajen en la oficina o no, se conecten durante un periodo razonable (por ejemplo, de 9 a.m. a 2 p.m.) y dentro de un horario normal de trabajo para que coincidan con el resto de sus compañeros de trabajo.
• Todos compartirán sus pendientes para la semana mediante un correo electrónico grupal o vía Slack.
• Los líderes organizarán reuniones desde casa al menos un día a la semana para normalizar el trabajo a distancia.

Involucra a tu gente. Un nuevo comienzo es una oportunidad para volver a imaginar cómo es el lugar de trabajo, así que convierte este proceso de planificación en un esfuerzo creativo. Intenta dividir a los empleados en pequeños grupos focales para generar ideas sobre cómo aprovechar al máximo el espacio de su oficina y el tiempo en persona. Involucrar a tus empleados en esta conversación puede ayudar a descubrir mejores formas de trabajo, romper los subgrupos que se formaron el año pasado y hacer que todos se sientan animados por la posibilidad de reunirse otra vez en la oficina.

Resalta los beneficios del trabajo en persona. En una encuesta realizada a fines de 2020, PwC descubrió que más de la mitad de los empleados prefieren trabajar desde casa tres días a la semana o más. Probablemente, no todos estén felices de volver a la oficina, sobre todo si les piden que asistan varios días a la semana. En vez de exigir que tus equipos se preparen para volver, concéntrate en resaltar los beneficios del trabajo presencial. Si antes organizaban eventos culturales o convivios que la gente disfrutaba, comparte un plan para revivirlos cuando ese regreso finalmente llegue. Es muy posible que todos hayamos sentido algún grado de soledad o de frustración por tener que comunicarnos a través de medios virtuales, recuerda a todos que asistir a la oficina resuelve ambos conflictos.

Presenta el cambio como un experimento. Los seres humanos nos resistimos al cambio. A pesar de que muchas personas esperan regresar a la oficina, habrá bastante ansiedad al respecto, en especial tomando en cuenta que la transición no será perfecta desde el principio. Para aliviar la ansiedad del personal, enmarca el regreso como un proceso gradual de ensayo y error. Diles que la empresa probará la versión núm. 1 del modelo híbrido y que la irán modificando en función de su retroalimentación; así, todos sentirán menos presión y agobio.

Aunque el regreso a las oficinas aún puede estar muy lejos, es probable que la mayoría ya estemos pensando cómo será. Si empiezas a implementar estos consejos ahora, ayudarás a tus empleados a sentirse más seguros sobre lo que sucederá en el futuro próximo, más emocionados de volver a conectar con sus compañeros y mucho más apoyados por parte de sus líderes.

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