11 claves para crear diapositivas que encanten a tus superiores
Cuando presentas ideas o presupuestos a los ejecutivos de tu organización, debes presentar diapositivas que se adapten perfectamente a esas personas en particular. Esta lista de verificación identifica las consideraciones clave.
Hay muchas maneras de crear diapositivas. No no solo es elaborarlas bien o mal. Me refiero a todas las decisiones importantes sobre cómo organizarlas, cuánto texto usar, cuándo recurrir a un gráfico, las mejores formas de usar viñetas y colores, y si incluir un apéndice con información adicional.
Antes de hacer su próxima propuesta o solicitud al equipo ejecutivo, usa esta lista de 11 consejos para su próximo conjunto de diapositivas como guía.
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Cuatro cosas que deben tener las diapositivas de todo ejecutivo
Antes de profundizar en los aspectos más difíciles, aquellos en los que los gustos de sus ejecutivos pueden variar ampliamente. Cubramos rápidamente cuatro aspectos que puede considerar los pilares: los conceptos básicos sin los cuales nunca debe proceder.
Comienza con un resumen ejecutivo
Arranca la presentación con un resumen ejecutivo conciso que siga una estructura de tres actos. Primero, comienza por exponer las realidades actuales. Segundo, expresa claramente el problema o la oportunidad que aborda su idea y su impacto potencial. Tercero, explica cómo tu recomendación resuelve el problema.
Ten una organización lógica
El arco de la presentación debe tener sentido. Si su audiencia solo lee el título de cada diapositiva, el orden debe ser coherente y exponer la mayor parte de su argumento.
El contenido debajo del título de cada diapositiva debe respaldar la afirmación que se hace en el título. Elimina todo lo que no respalde su argumento. Como le dirán los escritores, a veces es necesario “matar a los favoritos” cuando se está editando.
Haz que el texto sea fácil de leer
Ayuda a tu audiencia a captar rápidamente el mensaje sin perderte en los detalles. Crea una jerarquía visual clara. Guía la mirada del lector a través del contenido: utiliza encabezados en negrita, viñetas y listas numeradas para dividir la información en partes fáciles de digerir.
Resalta las conclusiones o los puntos clave con un color o tamaño de fuente diferente para atraer la atención hacia estos puntos críticos.
Concéntrate en las ideas concisas
Las declaraciones concisas con ideas claras son lo mejor para todos. Cada diapositiva debe tener un propósito y contribuir directamente al proceso de toma de decisiones.
Destila la información compleja. No utilices 100 palabras cuando con 20 bastará. Si tienes dificultades para recortar, considera la posibilidad de utilizar herramientas de Inteligencia Artificial (IA) aprobadas por la empresa para que lo ayuden a eliminar lo superfluo.
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Cinco preferencias que debes confirmar
Ahora analizaremos en profundidad lo que quiere y lo que no quiere tu audiencia en particular. Si aún no lo has hecho, empieza por preguntarle a la persona a la que le estás haciendo la presentación qué prefiere en general.
Probablemente se conozca bien a sí misma, pero nadie le ha pedido que exprese cómo le gusta recibir la información.
Pregúntate qué tan denso es el contenido
Algunos ejecutivos prefieren diapositivas detalladas con datos completos. Otros prefieren un enfoque de más alto nivel. Debes equilibrar el contenido informativo con la legibilidad, asegurándote de que las diapositivas no estén sobrecargadas pero que sean lo suficientemente detalladas para respaldar la toma de decisiones.
Confirma el formato y el horario de la presentación
A algunos ejecutivos les gusta que se les presente la información. Otros prefieren una lectura previa del material seguida de un debate. Siempre recomiendo nuestra herramienta Slidedocs (he escrito un libro electrónico gratuito sobre ellos), que son documentos visuales que utilizan palabras e imágenes.
Las plantillas ayudan a los presentadores a organizar sus ideas en un documento para una lectura previa o una lectura en grupo. Están diseñadas para que se puedan hojear y puedan recorrer toda la organización sin la ayuda de un presentador.
Amo las lecturas previas y prefiero usar mi tiempo en las reuniones para hacer preguntas y generar consenso. Si tu audiencia no revisó el material con anticipación, pregúntales al comienzo de la reunión si les gustaría que lo presentes o si prefieren leerlo y luego debatirlo.
Descubre cuánta visualización de datos prefieren
Los gráficos, las fotografías y las ilustraciones suelen comunicar datos complejos con más claridad que las palabras solas. Cuando los ejecutivos pueden ver lo que usted está diciendo, suelen poder entender mejor el impacto de su idea.
¿Quiere el ejecutivo entender los números exactos? Los gráficos de barras les permiten mover la vista a lo largo de una serie de datos específicos. ¿Quiere el ejecutivo saber la forma de una tendencia a lo largo del tiempo? Los gráficos de líneas pueden mostrar el patrón.
Algunos prefieren gráficos con anotaciones que llamen la atención sobre lo que usted cree que es el punto más importante. Otros quieren sacar sus propias conclusiones a partir de los datos.
Los gráficos clásicos, como los gráficos de barras y líneas que se muestran aquí, así como los gráficos circulares, ayudan a los espectadores a comprender los datos sin esfuerzo. Agregar una simple línea horizontal para indicar una línea de base convierte un gráfico simple en una visualización clara de dónde se cumplen los puntos de referencia y dónde no.
Identifica qué detalles necesitan ser explicados
¿Qué tan bien conocen las personas a las que te diriges la presentación el panorama y la función de la empresa y los productos de los que estás hablando?
Por ejemplo, si su equipo de ingeniería presentó una diapositiva sobre un tema que requiere la aprobación ejecutiva, ¿todos los ejecutivos hablan en un lenguaje técnico? ¿O necesita explicar la tecnología para que realmente comprendan lo que se le pide?
Elimina la jerga interna y las siglas o desglose esos fragmentos, especialmente si su propuesta involucra profundamente conocimientos que están fuera del dominio de los ejecutivos.
Pregúntate si los apéndices serán útiles
Cuando estás organizando una presentación, a menudo analiza datos, lee informes complicados e incluso contrata a expertos externos para determinar qué es lo mejor para la empresa. ¿Tus ejecutivos quieren tener acceso a esos datos de apoyo?
Puede agregar un documento al final de la presentación como apéndice para mostrar todos los datos y el material fuente. Esto permite que el contenido principal de las diapositivas permanezca centrado y accesible, al mismo tiempo que brinda información de fondo completa para aquellos que desean más.
Dos consejos para mejorar tus habilidades de presentación
El paso más importante es conseguir los materiales necesarios, que serán las mejores herramientas para vender tus ideas. Pero hay dos aspectos adicionales a los que debes prestar atención como presentador: cómo manejas las preguntas y cómo aprovechas cada experiencia para mejorar.
Anticípate a las preguntas y practica tus respuestas
Antes de la reunión, reúne a un pequeño equipo para cuestionar cada punto que plantees. Invita a colegas en los que confíes a que jueguen a ser el “ejecutivo que indaga rápidamente” o el “ejecutivo que duda y desafía” para que estés preparado para presentar bien tu idea. Te van a interrogar y practicar te ayudará a mantenerte sereno cuando eso suceda.
Pide feedback después de la presentación
Establece un ciclo de feedback con las personas a las que les diste la presentación. Pregúntales qué funcionó bien y cómo puedes mejorar. Si los asistentes no tienen tiempo, busca a personas cuyas ideas hayan recibido financiación y habla con ellas sobre lo que hicieron que funcionó. Los consejos y un poco de perspectiva te ayudarán a mejorar tu desempeño la próxima vez.
SOBRE EL AUTOR
Nancy Duarte es CEO de Duarte Inc. , una empresa de comunicación de Silicon Valley. Es autora de seis libros, entre ellos DataStory: Explain Data and Inspire Action Through Story (Ideapress Publishing, 2019).