La regulación del home office está llegando, pero las empresas aún no están listas para afrontarlo

Los debates sobre las ventajas y desventajas del trabajo en línea han tendido a centrarse en los retos relacionados con el mantenimiento de la productividad de los colaboradores. Además de la creación de una cultura de empresa y la defensa de los límites entre el trabajo y el hogar. Ahora, los empresarios se enfrentan a un reto adicional: el cumplimiento de un conjunto cada vez mayor de marcos normativos.

Para la mayoría de los trabajadores, trabajar en línea era antes una ventaja estacional o un acuerdo especial que ofrecía su empresa. Ahora, lo que comenzó como una respuesta de emergencia a la pandemia de COVID-19 se ha convertido en rutina.

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Entre 2019 y 2021, el número de personas que trabajan principalmente desde casa aumentó del 5,7% al 17,95% de todos los trabajadores en Estados Unidos y del 14,6% al 24,4% en Europa.

Trabajo en línea: ahorrativo pero riesgoso

Con nuevos datos que demuestran que el trabajo a distancia puede ahorrar a las empresas hasta 10 mil 600 dólares anuales por colaborador. Y con grandes empresas como 3M, SAP y Spotify comprometiéndose a hacer permanentes los programas de trabajo a distancia. La tendencia parece haber llegado para quedarse.

Pero la mayor flexibilidad y el ahorro de costes del trabajo a distancia también implican que los empresarios ya no tienen el tipo de control sobre la seguridad y la estabilidad. A los empleados también les puede resultar más difícil separar su vida laboral de la personal.

Estas cuestiones han provocado un aumento de la normativa destinada a garantizar que los quienes tienen un trabajo en línea estén protegidos por la legislación.

Los retos que vienen con el trabajo a distancia

Modalidades de trabajo flexibles: Un concepto, muchas dimensiones

La creciente maraña de minucias normativas que regulan las modalidades de trabajo en línea en todo el mundo plantea un grave problema a las multinacionales. Estas empresas deben enfrentarse ahora a diferentes requisitos de cumplimiento en distintas jurisdicciones.

Por ejemplo, en España, el trabajo en línea se define como una actividad laboral que se realiza en el domicilio del trabajador o en otro lugar al menos el 30% del tiempo en un periodo de tres meses.

El teletrabajo es una subcategoría del trabajo en línea que requiere que el trabajo se realice a través de sistemas de telecomunicaciones. Todo esto está detallado en la Ley 10/2021 de teletrabajo. Entre los requisitos de la empresa figura un acuerdo escrito con los colaboradores que teletrabajen que incluya el horario detallado del trabajador, el lugar de trabajo y la forma en que la empresa supervisará sus actividades laborales.

Las multas por incumplimiento pueden oscilar entre los 70 euros por infracciones leves y los 225.000 euros por incumplimientos graves.

¿Qué otras leyes existen en el mundo para regular el trabajo en línea?

Del mismo modo, Alemania presentó en enero de 2021 un proyecto de ley que distingue claramente entre el trabajo móvil, que es todo trabajo que utiliza tecnologías de la información, y el teletrabajo. Ese último se define como el trabajo que se realiza exclusiva y permanentemente en el domicilio del empleado.

Entre los detalles de la ley pendiente sobre Mobile Work Act que aún se están ultimando figuran la ampliación del seguro de accidentes laborales. De esa manera la compañía deberá cubrir las oficinas domésticas de los colaboradores. Además tendrá el deber de implantar un sistema de registro para garantizar no se trabaje de más.

El fenómeno es realmente de carácter mundial. Se está desarrollando en América Latina con tres normativas distintas para el trabajo en línea, teletrabajo, el trabajo desde casa y el trabajo a distancia en Colombia, y una nueva ley sobre teletrabajo en Perú.

En la región Asia-Pacífico, Filipinas introdujo revisiones a su Ley de Teletrabajo que incluyen requisitos específicos para las empresas que trabajan en el sector de las TI y en determinadas zonas económicas.

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Estados Unidos no se queda atrás

Incluso en Estados Unidos, que no ha visto ninguna legislación directa que regule el trabajo flexible desde la Ley de Mejora del Teletrabajo de 2010, han surgido una serie de leyes locales. Ellas afectan a prácticas como la tributación interestatal y el reembolso de gastos, creando complicados retos de cumplimiento.

Por ejemplo, las leyes conocidas como la norma de la conveniencia del empleador, actualmente en vigor en sólo cinco estados permiten a las autoridades fiscales estatales imponer un impuesto sobre la renta a los salarios por un empleador con sede en ese estado, incluso si el colaborador tiene su sede fuera del estado. Asimismo, varios estados obligan a las empresas a pagar los gastos en que incurren los empleados cuando trabajan desde casa.

El derecho a desconectarse

Además de la creciente lista de leyes locales que afectan al trabajo que se realiza fuera de una oficina tradicional, el fenómeno del trabajo a distancia también ha dado lugar a nuevas propuestas legislativas. La principal razón es para limitar las horas de trabajo.

Este derecho a desconectar se ha convertido en un tema importante en la Unión Europea. En esas naciones se está tratando de formalizar los derechos de los colaboradores a desconectarse del trabajo.

Francia

Algunos Estados de la UE tienen leyes que fijan esos límite. En Francia, donde el código laboral obliga a todas las empresas con 50 empleados o más a llegar a un acuerdo con los representantes de los trabajadores. En ese acuerdo se regula el uso de dispositivos digitales durante los periodos de descanso y vacaciones.

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Italia y España

Existen leyes similares en Italia y España. Pero la idea de una dirección en el ámbito europeo introduce una serie de nuevas complejidades para los empresarios. Entre ellas:

• La necesidad de poder controlar y medir el tiempo de trabajo de los empleados a distancia.
• La elaboración de contratos escritos en los que se describan los derechos de los trabajadores.
• La adecuación de la compensación por cualquier trabajo realizado fuera del horario laboral prescrito.

América Latina

En América Latina, el derecho a la desconexión ha ido evolucionando paralelamente a la normativa sobre el trabajo flexible. Por ejemplo, la ley uruguaya exige que empresarios y aquello que hacen trabajo en línea acuerden un calendario de desconexión. Ese acuerdo debe incluirse en el contrato de trabajo.

Del mismo modo, Argentina, Chile y Perú garantizan el derecho de los teletrabajadores a desconectarse. En 2022, Colombia adoptó una ley sobre el derecho a la desconexión que se aplica a todas las modalidades de trabajo.

Las empresas se enfrentan a la presión de regular el trabajo en línea

La mayoría de las empresas no están preparadas para este nivel de gestión del trabajo en línea y muchas están empezando a enfrentarse a desafíos legales. Una demanda colectiva presentada en 2021 en California alega que un banco multinacional no reembolsó los gastos empresariales en que incurrieron los colaboradores durante la pandemia de COVID-19.

Eso hizo que clasificaran erróneamente a estas personas como exentas del pago de horas extraordinarias y de las pausas para comer y descansar. En Europa, un tribunal holandés dictaminó que un empleado fue despedido injustamente por negarse a encender su webcam durante varias horas.

El pasado mes de diciembre, en un caso que podría sentar precedente en Alemania, un tribunal dictaminó que el resbalón de un empleado que trabajaba a distancia constituía un accidente laboral.

Todo esto significa que permitir que un gran número de colaboradores trabajen desde cualquier lugar empieza a ser mucho más complicado.

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El trabajo en línea dejó de ser divertido para los empleadores

Es posible que los empresarios tengan que llevar un control más estricto de las horas de trabajo individuales. Además que tengan claras las definiciones detalladas de trabajo a distancia, trabajo en línea o teletrabajo en cada jurisdicción.

Los empresarios que adoptaron la revolución del trabajo en línea comprendieron que podía ayudarles a mantener su capacidad de recuperación. Además de fomentar su talento y ahorrar dinero en inmuebles comerciales.

Por desgracia, los errores en la gestión de los empleados remotos pueden echar por tierra gran parte de esa buena voluntad. Eso crea una mala imagen y los expone a importantes sanciones económicas.

¿Compensarán esas nuevas responsabilidades las ventajas del trabajo en línea?

Eso dependerá del empleador. Recientemente, a medida que la economía ha empezado a ralentizarse y se han levantado las medidas de salud pública muchos empresarios han empezado a dar marcha atrás en sus políticas de trabajo en línea. Ellos alegan una mayor productividad y colaboración en un entorno de oficina.

Los empresarios que quieren que sus colaboradores vuelvan a la oficina podrían empezar a señalar los crecientes costes de cumplir la normativa sobre trabajo a distancia. Mientras tanto, muchas otras empresas han redoblado su apuesta por el trabajo en línea.

Independientemente de la posición que ocupe su empresa en el debate sobre el trabajo a distancia, el problema está en los detalles cuando se trata de conseguir el resultado deseado. Si una compañía va a tener empleados que trabajen fuera de la oficina, tendrá que examinar los matices jurisdiccionales de cada mercado.

A medida que se difuminan las fronteras entre el trabajo y el hogar, las empresas que ofrecen trabajo en línea deben tomar medidas proactivas para garantizar un entorno seguro para los colaboradores. Además de que disponen de pruebas concretas de esas medidas cuando surgen posibles problemas.

SOBRE LA AUTORA

Jimena Murillo Chávarro es consultora senior de regulación medioambiental, salud y seguridad en Enhesa, proveedor de inteligencia global en regulación y sostenibilidad.

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