¿Por qué las organizaciones están adoptando los servicios compartidos?

Los servicios compartidos son una opción atractiva para agilizar sus procesos productivos, y centrar mejor sus esfuerzos

Jorge Suárez

Como modelo de operaciones con el que trabajan algunas industrias para brindar servicios a diferentes Unidades de Negocios (UN), los servicios compartidos se basan en una concentración geográfica del personal que ejecuta actividades similares. Esto con la finalidad de reducir los costos, brindar soporte, mejorar las gestiones administrativas y centrar la atención al cliente, enfocando los esfuerzos en áreas estratégicas.

Además, permite tratar con recursos tecnológicos, humanos, compras, finanzas, entre otras. Así, cada unidad de negocio se especializa en lograr el objetivo de mantener una alta competitividad al satisfacer al cliente y desarrollar nuevos productos o servicios. 

Por ejemplo, si varias empresas se asocian, pueden fundar una nueva empresa especializada, para que funja como centro de servicios compartidos en el área de tecnología. Externalizar los procesos digitales se traduce en ahorro de adquirir equipos, entrenar personal, e implementar soluciones digitales por separado. 

De esta manera, se compartirían los conocimientos, la información, y los costos de hardware y software necesarios para digitalizar procesos internos, logrando que cada empresa se concentre en su productividad.

¿Qué servicios pueden compartirse?

• Financieros y administrativos: facturación, contabilidad general, administración de efectivos, entre otros.
• Recursos Humanos: entrenamiento, nómina, administración de datos de empleados.
• Tecnologías de la Información: desarrollo de aplicaciones, monitoreo de sistemas.
• Compras y adquisiciones: negociaciones, pagos, órdenes de compra
• Servicios legales: salud y seguridad o coordinación de litigios.
• Servicios generales: mantenimiento, administración de activos y de edificios.
• Abastecimiento: administración de artículos o estrategia de distribución.

Las bases del Servicio Compartido

El objetivo de los proveedores de servicios compartidos es que las empresas u organizaciones clientes puedan aumentar su producción, generar más valor y reducir costos. Concebirlo es más fácil que implementarlo, ya que se necesitan talentos humanos especializados, así como conocimiento a fondo de los servicios a centralizar.

Convertirse en un proveedor de servicios compartidos eficiente conlleva fortalecer tres aspectos básicos, a saber:

• Confianza: se debe asegurar que los servicios serán entregados a tiempo. El control de los procesos es necesario para cumplir con las metas establecidas.
• Simplificación: es necesario proveer a clientes internos y externos de una experiencia sencilla y sin fricción. De igual manera, la cultura organizativa debe promover estos principios para los empleados del centro de servicios compartidos.
• Reutilización: es menester sacar provecho a las herramientas y recursos y ponerlos al servicio de todas las áreas. Esto contribuye a un mejor uso de la información, lo cual ayudará a optimizar el rendimiento financiero de la organización.

Beneficios de los Servicios Compartidos

• Crecer estratégicamente con el negocio.
• Mejor enfoque del servicio y soporte de clientes internos.
• Concentración de recursos de las actividades de apoyo similar.
• Actividades de apoyo a un menor costo con mejores niveles de servicio.
• Especialización del personal
• Reducción de personal, lo que conlleva ahorrar en costos.
• Valorar las inversiones tecnológicas.
• Incremento de productividad y aumento de valor empresarial.
• Estandarización y organización de los procesos administrativos.

Contratar a un proveedor de servicios compartidos es una opción muy provechosa para algunas organizaciones que quieren centrarse en mejorar sus productos o servicios. Los líderes deben estar en plena consciencia del momento ideal para incursionar con los servicios compartidos contando con un plan de acción a la mano.