WhatsApp, sí para reclutar y trabajar, no para hostigar

En el terreno digital, aplicado al mundo del reclutamiento, aún queda mucho por decir. Existen muchas ideas, dudas, hipótesis y 0 desconocimiento sobre la inserción del uso y abuso de redes sociales, robots y tecnología en la búsqueda y manejo del talento en México.

Los primeros pasos en una regulación sobre el uso digital laboral los dio Francia en 2017, cuando publicó una ley que otorga el derecho a los empleados que trabajan en una empresa con más de 50 colaboradores de negociar con la organización cómo se les dejaría descansar y desconectarse del correo electrónico y los teléfonos inteligentes, para asegurar que los empleados encontrasen equilibrio entre trabajo y vida personal.

Para muchos, se trató de una reglamentación sólo de buenas intenciones, pues realmente no se logró que hubiera sanciones reales y, al final, quedaba en manos de la empresa lograr ese acuerdo; sin embargo, el tema desembocó tiempo después en Alemania: Volkswagen impuso a sus empleados un bloqueo al acceso de su correo laboral en su celular de 18:15 p. m. a 7:00 a. m.

En México, aunque no existen leyes formales que reglamenten este ámbito específico, ya podemos mencionar la entrada en vigor este año de la Norma Oficial Mexicana 035, que protegerá a colaboradores de factores de riesgo psicosocial en el trabajo.

Aunque para Ángel Guillermo Ruiz Moreno, coordinador del doctorado en Derecho e investigador de la Universidad de Guadalajara, es complicado que las leyes puedan regular todas las situaciones en las que pueda violarse la necesidad de desconexión de los trabajadores, pero considera prioritario “hacer políticas públicas para que se respete al otro, para que no se le pueda ordenar o pedir que haga un trabajo a deshoras”, subraya.

Reclutar y ganar-ganar

Un ejemplo de cómo se está moviendo el mundo del reclutamiento digital en México es Atento, una empresa trasnacional líder en América Latina y España. Avanzar tecnológicamente y responder a las nuevas generaciones en “la manera en la que les gusta comunicarse entre sí y hacia las organizaciones”, son prioridades para Atento, afirma David Vargas, director de Recursos Humanos, empresa galardonada en la categoría de telemarketing en la premiación CompuTrabajo Best Work Places 2019.

“Nosotros utilizamos prácticamente todas las redes sociales para atraer, contactar y negociar con los candidatos que vamos a contratar. Al mes, contactamos con alrededor de 8,000 personas. Nuestra principal fuente de reclutamiento es a través de redes sociales, con 80% de ellos se hace a través de medios digitales, y 30%, o sea, 2,400 personas, están siendo atendidas y contratadas a través de WhatsApp”, afirma David Vargas.

“WhatsApp es una magnífica herramienta tecnológica que complementa los procesos de reclutamiento de las organizaciones, accediendo a personas que sería, por otro medio, difícil de contactar y lograr atraerlos a una posición de trabajo”, puntualiza Vargas Zepeda.

Para Arleth Leal, directora asociada de la plataforma de outsourcing Red Ring, es necesario ver a WhatsApp como parte de una estrategia de comunicación, de marketing, “ya no es sólo el medio de comunicación, sino parte de tus funciones es saber usarlo para tener mayor demanda de tu producto y de tus candidatos”, expresa.

Arlet Leal afirma que las redes sociales permiten, como nunca, viralizar la información en comparación con el pasado, cuando pasaban semanas antes de que llegara un buen candidato, esto debido a la correcta segmentación de la información. Destaca que el ahorro de tiempo “es impresionante; calculo que del 50%”.

La eficiencia es otra de las ventajas de reclutar a través de redes sociales, de esta forma la gente ha dejado de aplicar a perfiles que no son los suyos. Con Facebook y WhatsApp la comunicación es mucho más personal, “con una ojeada puedes saber si cuenta o no con el perfil, además la gente cuida más lo que envía porque sabe a dónde va a llegar”, expresa Leal.

El costo, destaca Leal Metlich, es lo más importante, “las plataformas para el empleo son muy costosas y con el uso de estas herramientas hemos ahorrado una muy buena cantidad de dinero, 70% de lo que gastábamos hace cinco años”.

En Atento, explica David Vargas, el reclutamiento en WhatsApp se realiza a través de dos metodologías de vanguardia: un robot, que genera cadenas de mensajes a posibles candidatos, cuyos datos llegan previamente a la organización sin adquirir ninguna base de datos; y la segunda, a través de inbound (cuando un candidato ya está interesado porque vio el anuncio en alguna red social y se comunica vía WhatsApp, la empresa cuenta con el equipo para darle respuesta inmediata).

“Desde que nos contactamos hasta su contratación, tengo un promedio de 48 horas para ofrecerles una propuesta de trabajo”, afirma Vargas.

Sobre los costos, afirma David Vargas, “cuando eres masivo, eres una industria o eres un retail que son más de volumen, el incremento en los costos es alto, porque tienes que aparecer desde los medios tradicionales –nosotros seguimos haciendo volanteo, atención en ferias– yo te podría decir que más o menos el 10% del gasto del personal va a tecnología”.

En Atento, las redes sociales permiten atraer talento, y el coaching, retenerlo. Cuentan con la mejor rotación del mercado (alrededor del 8% mensual), “en un mercado que está entre el 12 y 13% es muy significativo, y cuando hablas de 16,000 empleados, se está hablando de grandes diferencias”, opina Vargas Zepeda.

Para Red Ring, empresa de outsourcing, la red social más eficaz en su reclutamiento es, en primer lugar, LinkedIn, seguido de Facebook y en tercer lugar WhatsApp. En Atento, “la herramienta reina para nosotros es Facebook”, afirma Vargas, “pues a través de ahí posteamos, mandamos información, y tenemos comunicación con candidatos de diversos tipos para la organización”. El 70% de su reclutamiento proviene del uso de esta red social.

WhatsApp interno sí, pero respetando la vida privada

El uso de WhatsApp ya no sólo es para compartir la fotografía de los sobrinos en el grupo familiar, ha llegado a las esferas laborales y en su mayoría las empresas desconocen cómo incorporarlas correctamente.

Sin embargo, como opina la directora asociada de Red Ring, se trata de aprovechar las redes al máximo, incluido WhatsApp, reglamentando su uso al interior de las empresas y planteando reglas muy claras de uso “para evitar que se preste a una comunicación informal”, sentencia la empresaria Arleth Leal.

De acuerdo con David Vargas Zepeda, reconocido como Ejecutivo del Año 2018 por la Asociación Mexicana en Dirección de Recursos Humanos (AMEDIRH), en Atento, el uso de WhatsApp en la comunicación interna complementa las redes formales.

Cuentan con una intranet global, una intranet local, a través de las cuales hacen llegar los mensajes institucionales, sin embargo, el uso de smartphones se encuentra muy arraigado en los distintos niveles de la organización, lo que les permite solventar gran parte de la comunicación inmediata con equipos de trabajo.

Detalla que él mismo, en WhatsApp, cuenta con tres niveles: un chat cerrado con el comité de dirección para comunicar noticias de manera inmediata; un chat donde realiza sus reportes directos a nivel dirección o gerencia; y otro más con el business partner.

“Por ejemplo, cuando tembló, en los siguientes tres minutos yo ya tenía comunicación en todas las áreas para saber sobre la evacuación y el regreso a la operación. Y en el tercer nivel están los chats menores con especialistas o con el business partner”, destaca David Vargas.

Entre las ventajas de WhatsApp que advierten ambos especialistas, se encuentran la inmediatez de la comunicación (las respuestas llegan en tres minutos, en promedio) y la facilidad para que la gente pueda contestar, pues casi cualquiera tiene a su alcance un teléfono inteligente e internet.

La desventaja que observa David Vargas, “no sólo en Atento, sino a nivel cultura, es darle demasiada atención a WhatsApp o cualquier medio de comunicación inmediata, por sobre las personas”, lo que nos hace estar ausentes aun cuando estamos rodeados de personas.

Por su parte, observa la directora asociada de Red Ring, aunadas otras desventajas del uso de WhatsApp en el trabajo: sus mensajes se prestan a malos entendidos, no se respetan horarios de la vida privada, la lluvia de alertas genera estrés, ansiedad o desconcentración, y se pueden herir sensibilidades al ser un colaborador excluido de un grupo de trabajo.

Éstos son los puntos que algunas compañías han tomado en cuenta para prohibir WhatsApp como herramienta de trabajo y como medio de comunicación interna, por la pérdida de productividad, además de que pueden generar una mala imagen en las compañías, subraya Arleth Leal Metlich.

“Pareciera increíble, pero hoy tenemos empleados que renuncian por WhatsApp, mandan un mensaje para decir que ese es su último día de trabajo, a eso estamos llegando, por no tener reglas, y ya es muy válido y muy normal, pero no puedes prohibir, por el mal uso, ninguna red”, afirma la Head Hunter Leal Metlich.

Prohibirlas es vía para que los colaboradores renuncien, “he escuchado empleados que dicen ‘no quiero trabajar más en esta empresa porque no tengo acceso a redes sociales’”, resalta Arleth Leal.

Otro punto sensible “es el uso de privacidad de la información, luego andan circulando currículums de personas que tienen información privada como teléfonos personales, que es un arma de doble filo para ciertos niveles o ciertas posiciones”, expresa Leal.

Correo electrónico, el más formal

Existe una idea que circula a menudo: que el e-mail desaparecerá y que será reemplazado por WhatsApp. Sin embargo, las cifras hablan por sí solas.

Según el Estudio de Hábitos de Usuarios de Internet en México 2017, el 52% de los internautas permanece conectado las 24 horas del día. Enviar e-mails y revisar el correo electrónico es la segunda actividad que más se realiza, después del acceso a redes sociales.

Y tan sólo en 2018, se enviaron 281 billones de correos electrónicos diariamente, según cifras de la compañía de software y marketing Adestra, quien revela que también que el 73% de los Millennials –y no olvidemos que esta generación será la fuerza laboral con mayor impacto hacia el 2020– se inclina hacia el correo electrónico por encima de Facebook, WhatsApp o Instagram, para comunicarse en su trabajo, recibir información, promoción o servicios empresariales, pues lo considera más personalizado y con mensajes relevantes.

De esta forma, el e-mail se consolida como su medio de comunicación idóneo no sólo para informarse en el ámbito laboral, sino para tomar decisiones, comprar o suscribirse a proyectos de su interés.

“Yo estoy de acuerdo en que va a haber una mayor utilización de WhatsApp en un futuro, pero creo que va a seguir siendo para un tema de inmediatez; considero que la institucionalización que nos da el e-mail como documento, que se está utilizando casi como acta administrativa, a través del cual se comprueban informaciones o se obtienen datos, no puede desaparecer, porque el poder tener ahí documentos adjuntos es muy útil para las organizaciones”, a­firma David Vargas.

Leal Metlich apuesta también por seguir usando el correo electrónico, “porque ya sabemos cómo usarlo, cuándo no, qué debes poner, qué no, y aunque la tendencia va más hacia el uso de WhatsApp para la comunicación en el trabajo, yo pondría mis dudas sobre todo porque todavía no está regulado”, concluye.

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