Las reuniones son cruciales para controlar lo que sucede y tomar decisiones, pero parece que logramos poco, la gente frecuentemente no está preparada y se queja del tiempo que invierten. ¿Cómo cambiar las actitudes de las personas y realizar reuniones más efectivas?
A todos nos ha pasado esto: nos sentamos a conversar durante una hora y, de alguna manera, hay menos claridad al final de las reuniones que al principio. Nos marchamos lamentando el tiempo perdido y la falta de progreso.
En una era de hiperproductividad, una lista interminable de tareas pendientes y agotamiento personal, su equipo probablemente vea las reuniones como un obstáculo para volver a su trabajo en lugar de algo con un propósito.
Pregunta a Sanyin: ¿Cómo puedo formar un equipo ganador sin jugadores estrella?
Cambiar esa actitud hacia una de compromiso entusiasta significa repensar lo que intenta lograr con las reuniones. Con el movimiento generalizado hacia el trabajo remoto, las oportunidades de interactuar con nuestros equipos en tiempo real se han vuelto más raras y valiosas.
¿Cómo podemos utilizar este tiempo para profundizar las relaciones? ¿Qué pasa si hacemos del fomento de la confianza un objetivo clave de todo tipo de reunión?
La reunión para la toma de decisiones suele tratar sobre el compromiso con un curso de acción. Aquí también puedes discutir las consecuencias emocionales de las decisiones para tu gente y las mejores formas de comunicar un cambio. Una discusión profunda de estas preguntas proporciona una idea de los valores y enfoques de los demás.
Las reuniones de intercambio de ideas y resolución de problemas se benefician enormemente de una consideración explícita del fomento de la confianza. Todos deben sentirse cómodos compartiendo sus ideas y al mismo tiempo resistiendo la tentación de juzgar. Aquí se quiere fomentar la vulnerabilidad, porque cuando decimos “No sé”, reconocemos nuestros límites e interdependencias dentro del equipo en general.
También existe la oportunidad de transformar la reunión, a veces rutinaria, de intercambio de información en un lugar más rico para la conexión. Intente establecer la expectativa de que estas son oportunidades para aprender más sobre los desafíos y estrategias de los demás, y fomente las preguntas.
Estas reuniones también brindan la oportunidad de celebrar logros o solicitar ayuda de otro departamento. Utilice el tiempo para ayudar a los miembros del equipo a establecer conexiones entre sí (una matriz) en lugar de conexiones radiales con usted en el centro como solucionador de problemas.
Pregúntale a Sanyin: ¿Cómo puedo construir un legado de líder que deje huella?
Por último, intenta incluir un tiempo de reflexión colectiva en una reunión habitual del equipo. Tarang Amin, director ejecutivo de elf Beauty, que registró 17 trimestres de crecimiento consecutivo hasta mayo de 2023, comienza cada reunión del equipo de liderazgo ejecutivo con tiempo para compartir y reflexionar abiertamente.
“Es donde los ejecutivos pueden hablar sobre lo que está sucediendo en sus vidas personales… su estado de ánimo, cuáles son las iniciativas importantes, qué cosas están escuchando en la organización”, dice.
Recuerde, normalmente no es la falta de elementos de acción lo que obstaculiza el progreso. Lo que más nos frena es la mala interpretación de la intención, la desalineación de la comprensión y el costo emocional del cambio. Y lo que resuelve esos problemas son las relaciones de confianza que permitan una buena comunicación.
Entonces, en lugar de sumergirse en el qué de la próxima reunión que planea, comience con el quién y las relaciones entre ellos. Es posible que su equipo redescubra la energía y la alegría que conlleva interactuar entre sí e incluso comience a esperar con ansias las reuniones.