4 formas de usar un asistente virtual para impulsar tu productividad

Durante los últimos años la industria tecnológica ha dado un salto inesperado. Ahora son varias personas quienes cuentan con, al menos, un asistente virtual.

Estos avanzados programas de Inteligencia Artificial (IA) no solo han alterado la forma en que interactuamos con el mundo y la información. También han proporcionado herramientas esenciales para mejorar la eficiencia y la productividad de los colaboradores.

Un reporte de Grandview informó que el tamaño del mercado mundial de servicios de asistentes virtuales se valoró en 4 mil 120 millones de dólares en 2020. Sin embargo, se espera que crezca a una tasa anual compuesta del 24.4 por ciento de 2021 a 2028 .

“El número de asistentes virtuales en todo el mundo se estimó en 3 mil 900 millones en 2020 y se prevé que alcance los 8 mil 400 millones en 2028”.

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¿Cómo utilizar los asistentes virtuales para incrementar la productividad?

Los asistentes virtuales se posicionaron como una de las herramientas más utilizadas ya que brindan diversos servicios de forma remota. Pueden ayudar a cualquier colaborador con tareas administrativas, creativas, técnicas o personales.

Utilizan diversas herramientas y plataformas para comunicarse y colaborar con sus clientes, como correo electrónico, teléfono, videoconferencia, software basado en la nube y redes sociales.

1.Gestión de tiempo

Uno de los principales desafíos en la vida moderna es la gestión eficiente del tiempo. Un asistente personal puede ser instrumental en la planificación y organización de tu jornada.

Al delegar tareas administrativas, puedes concentrarte en actividades más estratégicas y de mayor valor.

2. Automatización de tareas repetitivas

La automatización de tareas repetitivas no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos. Los asistentes virtuales y los programas de IA son particularmente eficaces en esta área. Algunas tareas que pueden ser automatizadas incluyen:

• Manejo de Correos Electrónicos: Un asistente puede filtrar, clasificar y responder correos electrónicos básicos
• Gestión de Redes Sociales: La programación de publicaciones y la gestión de interacciones en redes sociales pueden ser delegadas a un asistente

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3. Investigación y análisis de información

En muchos trabajos, la recopilación y análisis de información es una parte fundamental del proceso de toma de decisiones. Un asistente virtual puede realizar investigaciones preliminares, compilar datos relevantes y preparar informes.

4. Mejora de comunicación interna y externa

La comunicación efectiva es esencial para cualquier organización. Un asistente virtual puede actuar como un intermediario confiable. Esto mejora las relaciones tanto dentro de un equipo como con clientes. Algunas formas en que esta herramienta puede mejorar la comunicación son:

• Manejo de Correspondencia: Un asistente puede redactar, revisar y enviar correos electrónicos y cartas
• Coordinación de Equipos: Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, organizando reuniones de seguimiento y asegurando que todos estén alineados con los objetivos y plazos