Seis ventajas de digitalizar la gestión de gastos

Por Eric Rossati

¿Cómo pueden las empresas lograr eficiencia operativa y ahorros en sus procesos de adquisiciones? La digitalización del proceso desde el origen al pago, de punta a punta, ayuda a lograr la automatización, la transparencia y la toma de decisiones necesarias basadas en datos para lograr mejores resultados.

Una nueva investigación de SAP en colaboración con Oxford Economics muestra que invertir en tecnología y digitalización de procesos para la función de proveeduría ofrece un gran valor a las empresas. Los equipos de compras que hacen un mayor uso de la tecnología, como la Inteligencia Artificial y la automatización, logran beneficios comerciales más sólidos, incluido un mejor rendimiento de los proveedores, una mayor eficiencia operativa y ahorros de costos, obtendrán mayor cumplimiento (compliance) y mayor precisión de las transacciones realizadas.

A continuación, resalto seis ventajas de digitalizar la gestión de gastos:

1. Reducir el costo y el riesgo para los compradores: tener una visibilidad completa desde el abastecimiento hasta el pago puede ayudar a reducir los ciclos de compra en un 50 por ciento, los costos de suministro en un 10 por ciento y los costos de procesamiento en hasta un 60 por ciento.
2. Mejorar la colaboración con proveedores: la digitalización de la cadena de suministro mejora la comunicación entre compradores y proveedores gracias a la información en tiempo real a la que se puede acceder desde cualquier ubicación geográfica, lo que permite una mejor planificación y cumplimiento. Según la investigación de Oxford Economics, 74 por ciento de los líderes de la cadena de suministro y adquisiciones encuestados dijeron que la transformación digital de su función de compras ha generado una mejora significativa en la colaboración con los proveedores.
3. Incrementar la eficiencia y la precisión de las transacciones de compra: aumentar la visibilidad y la colaboración entre el comprador y el proveedor ayuda a maximizar la eficiencia y reducir los errores, lo que permite incrementar los ahorros y un mayor impacto del equipo de adquisiciones. De acuerdo a esta investigación, 82 por ciento de los líderes de la cadena de suministro y compras encuestados dijeron que la transformación digital de su función de compras ha mejorado significativamente el proceso operativo y 78 por ciento dijo lo mismo sobre la precisión de las transacciones.
4. Diversificar la cadena de suministro: al tener una red de proveeduría digitalizada tienes las herramientas para incorporar a tu red a empresas de grupos subrepresentados. Esta es una tendencia clave que hemos visto en diversas partes del mundo. Más empresas cuentan con una estrategia clara de desarrollo sostenible, donde incorporar negocios liderados por mujeres, provenientes de la comunidad LGBT+ o que apoyan a personas con capacidades diferentes es crucial para alcanzar sus metas de sostenibilidad. La incorporación de la diversidad en las cadenas de valor, al tiempo que generar un impacto social, la fortalece y la hace más competitiva.
5. Fomentar el cumplimiento: en México, más del 80 por ciento de las empresas afirman tener un programa de ética y cumplimiento. Sin embargo, menos de la mitad realiza evaluaciones de riesgo de forma continua. La transparencia y el cumplimiento de las mejores prácticas de compra ayudan a las empresas a garantizar que sus proveedores y los proveedores de sus proveedores cumplan con las regulaciones laborales, ambientales y de reciclaje justas.
6. Reducir las interrupciones de la cadena de suministro: tener acceso a una red digital de proveedores permite a los compradores obtener bienes y servicios desde cualquier parte del mundo, lo que ayuda a evitar o reducir rupturas en caso de una interrupción en la cadena de suministro derivadas por una pandemia o por la falta de suministro eléctrico.

Para evitar gastos no autorizados y aumentar el cumplimiento de las políticas de compras internas, es fundamental tener total transparencia en la función de compras. Los beneficios de la proveeduría digital van más allá de optimizar las decisiones de gasto y los ahorros para impulsar verdaderamente la innovación, la competitividad y la sostenibilidad. Ahora es el momento de que los equipos de compras adopten soluciones digitales de manera más agresiva para obtener los muchos beneficios de la gestión inteligente de gastos.

Acerca del autor

Eric Rossati es director de SAP Ariba y SAP Fieldglass en México.

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