Un estudio global encontró prácticas para diseñar hackatones con altos niveles de participación y colaboración digital.
Los eventos de hackathon suelen durar varios días e involucran a miles de personas que intercambian ideas y critican proyectos del mundo digital. Antes, la mayoría de los eventos eran presenciales pero una vez que la pandemia estuvo en marcha, estos modelos dejaron de ser factibles.
En un estudio global realizado en 2020 en más de 68 hackatones, se descubrió una preocupación en común: ¿Cómo podrían garantizar la participación de las personas?
Incluso en circunstancias normales, los hackatones requieren pautas claras para facilitar la ideación y la colaboración efectivas, al tratar de resolver grandes desafíos en un entorno seguro frente a una pandemia, la cuestión de cómo construir experiencias exitosas adquirió una nueva permutación.
Este evento se organizo durante 48hrs. donde pudieron desarrollar soluciones a la crisis del COVID-19. Participaron desconocidos con diversos conocimientos y habilidades, resolvieron problemáticas relacionados con la pandemia, para al final presentarlo a un jurado. Estos eventos fueron organizados por organizaciones no gubernamentales (ONG), agencias del sector público y startups locales. Los participantes incluyeron empleados de los grupos organizadores, estudiantes, jubilados y otros voluntarios interesados.
Sin embargo, diseñar formatos en línea requería que los organizadores miraran más allá de que plataformas y herramientas adoptar. Al colaborar con personas que no pertenecen a una sola organización, era importante abordar el tema de la inclusión digital que a menudo se pasa por alto.
Estos hackatones ofrecieron información sobre cómo lograr que la colaboración remota tuviera éxito con participantes que tienen diferentes perspectivas y experiencia con la tecnología, estos son cruciales para garantizar la inclusión digital (asegurarse de que el evento sea escalable) y son aplicables en otras colaboraciones situaciones más allá de los hackatones.
Los eventos relacionados con la pandemia facilitaron conversaciones de estilo “sprint” para ampliar el alcance de posibles soluciones. Fueron diseñados a propósito para aprovechar el esfuerzo colectivo de un gran número de individuos diversos.
“Nuestro público objetivo era cualquier persona en el mundo que tuviera una idea y que pudiera participar” explicó Philippe Linster, CEO de House of Startups, una organización de la Cámara de Comercio de Luxemburgo, y director de Hack the Crisis Luxembourg.
El evento de abril de 2020 atrajo a 200 participantes en línea que revisaron 33 ideas de proyectos.
Lisa Mallner, gerente de la organización de desarrollo económico Copenhagen Capacity y líder voluntaria de Hack the Crisis Denmark, dijo que la falta de familiaridad con ciertas herramientas de colaboración en línea, marcó efectivamente una brecha digital entre las personas.
“Hubo mucha resistencia en torno a cosas básicas, como aprender a usar Slack”. Los organizadores se vieron obligados a pensar de manera diferente para encontrar soluciones.
La diversidad de antecedentes también trajo diversas rutinas personales. El formato virtual aumentó la oportunidad para que los padres de familia participaran, ya que no pasarían 48 horas en un espacio de reunión físico. Pero los padres tienen obligaciones: algunos participantes tuvieron que alejarse para cuidar a los niños y preparar comidas familiares. “La dificultad fue lidiar con la realidad de nuestros diferentes orígenes”, dijo Zhan Liu, participante de Versus Virus en Suiza.
Para comprender cómo responder de manera efectiva a los desafíos en el espacio virtual, se entrevistaron a organizadores y participantes de los eventos globales (países con infraestructuras tecnológicas deficientes y con una tecnología digital amplia) revelando cinco pautas de mejores prácticas para diseñar compromisos digitales inclusivos para “sprints” de colaboración. Estas prácticas ayudan a garantizar que casi cualquier persona pueda participar de manera efectiva, independientemente de su acceso tecnológico, habilidades digitales o antecedentes profesionales.
Los organizadores deben ayudar a los participantes a sentirse cómodos con las herramientas que se les pide que utilicen. Los miembros del equipo deben poder pasar sin problemas de cómo interactúan en el mundo físico a cómo se comunican en un foro virtual.
Emre Erbirer, líder de eventos en Atölye, una empresa de servicios creativos que coorganizó Hack the Crisis Turkey, explicó que las tecnologías se eligieron en función de “si eran fáciles de usar y si permitían a los equipos adaptar su trabajo de manera significativa”. Estos incluyeron Zoom, Slack y Google Slides.
Para muchos eventos, la comunicación se produjo a través de apps de mensajería instantánea, plataformas de videoconferencia y plataformas de gestión de proyectos.
El panorama de las herramientas colaborativas ha crecido considerablemente, pero la introducción de demasiadas opciones nuevas puede ser un error y provocar una sobrecarga tecnológica. Los organizadores tuvieron más éxito cuando se centraron en un pequeño conjunto de productos integrados que permitían una experiencia de usuario fluida e intuitiva.
Los nativos digitales que conforman gran parte de la comunidad de innovación pueden subestimar inconscientemente los desafíos que pueden enfrentar las personas con habilidades digitales limitadas. Es fundamental proporcionar igualdad de condiciones para que la colaboración pueda ser verdaderamente inclusiva e independiente de los conocimientos técnicos previos.
Lee también: 10 acciones para prevenir el burnout de los colaboradores en tiempos de pandemia
Binta Moustapha, defensora y educadora de STEM, comenzó a prepararse para un evento de hackathon virtual en Nigeria, sabía que guiaría a principiantes con herramientas de colaboración en línea y presentaría a personas con experiencia digital limitada.
“Tuvimos que capacitar a los participantes sobre todos los conceptos básicos”, nos dijo. “Los participantes nos pidieron ‘explicar todo como si tuviera 5 años’”. También enfrentó el desafío de la diversidad lingüística: “Nigeria tiene varios idiomas, como hausa, yoruba e igbo, que queríamos hacer seguro que estaban representados “.
Binta Moustapha
En todos los eventos, las oportunidades bien diseñadas de capacitación y apoyo fueron clave.
Estas sesiones de incorporación se llevaron a cabo generalmente en línea el día antes de cada evento. Pero el apoyo a la formación no se detuvo ahí. Dentro de los hackatones, se asignaron equipos de voluntarios para facilitar los esfuerzos respondiendo preguntas ayudando a solucionar problemas técnicos.
“Parecía una exageración, pero tener un equipo dedicado para el soporte virtual en tiempo real era fundamental para permitir la participación activa de todos”, explicó un organizador.
Reconocer que todo el mundo es un principiante es importante cuando se une a personas con una variedad de antecedentes y habilidades. Para algunos, usar la mensajería instantánea será una nueva experiencia; para otros, la creación de equipos en línea no resultará familiar. Reencuadrar el proceso del desafío virtual no solo como una forma de abordar retos globales, sino como aprendizaje para todos, esto ayudó a crear una experiencia común e inmersiva.
“El objetivo debería ser fomentar la comunidad y el sentido de pertenencia”, explicó Mustafa Ozer, director de imece, una plataforma de innovación social turca y coorganizador de Hack the Crisis Turkey.
Con la ayuda de los administradores de Hack the Crisis Turkey se desarrollaron espacios de aprendizaje en línea a los que los participantes podían unirse libremente, dentro de estos , los gerentes invitaron a oradores sobre diversos temas, crearon puntos de interacción, publicaron artículos relevantes y plantearon preguntas para la discusión.
“Cuando los participantes comienzan a relacionarse entre sí sin la facilitación, se sabe que el aprendizaje de la comunidad está comenzando a funcionar”
Ozner
Es importante tener en cuenta la escala al evaluar las opciones tecnológicas. A diferencia de los eventos físicos, los eventos virtuales pueden acomodar a miles de participantes, lo que aumenta la accesibilidad para los participantes no tradicionales.
El hackathon #EUvsVirus, un evento regional organizado por la Comisión Europea, atrajo a unos 30.000 participantes que se comunicaron en más de 5.000 canales de comunicación. En Alemania, más de 40.000 personas se inscribieron para participar en el evento #WirVsVirus. Un organizador voluntario nos confió que eventos tan grandes pueden resultar caóticos: “Los participantes no sabían con quién debían hablar para formar un equipo. Ayudar a combinar los talentos adecuados con las ideas adecuadas y coordinar equipos con ideas de proyectos superpuestas fue una gran hazaña “.
Los organizadores de Hack the Crisis Austria, seleccionaron plataformas y herramientas de colaboración en línea que pudieran manejar grandes multitudes y flujos de trabajo complejos.
“La consideración de la escalabilidad definió nuestras opciones tecnológicas”, nos dijo Josine Bakkes, jefa de impacto social de AustrianStartups sin fines de lucro y líder de proyecto de Hack the Crisis Austria. “Vimos cómo otras colaboraciones virtuales se expandían a un ritmo espectacular y se volvían inmanejables”. Su grupo optó por una herramienta de comunicación instantánea que, en opinión de Bakkes, podría escalar mejor que otras opciones. El evento austriaco se involucró con éxito con más de 700 personas que generaron más de 50 ideas de proyectos.
No subestime la importancia de la diversión para la innovación colaborativa. Cuando hablamos con los organizadores y participantes de hackatones en persona, regularmente enfatizaron el ambiente social y cómo mantuvo a los participantes comprometidos y motivados. “Se trata de un buen Wi-Fi, gastronomía y recorridos por la ciudad ”, dijo Jonathan Isenring, cofundador de HackZurich en 2014 ¿Cómo se pueden recrear estas cualidades en línea?
Los organizadores del estudio utilizaron tácticas, como sesiones de yoga, juegos virtuales y talleres sobre temas tan variados como el bienestar, la narración digital y las ideas de presentación.
Las posibilidades de participación virtual son aparentemente infinitas. Sin embargo, requiere un pensamiento creativo más allá de una réplica simplista de actividades del mundo físico.
Diseñar para la inclusión digital ayuda a garantizar que diversas voces participen en la resolución de grandes desafíos, pero este es solo el primer paso. El punto es construir contribuciones que resulten en soluciones. Al buscar capitalizar la riqueza que surge durante las colaboraciones virtuales, es importante demostrar autenticidad, con un enfoque claro en la responsabilidad y el seguimiento.
Una forma de garantizar esto es incorporando iniciativas dentro de sistemas de innovación para permitir un seguimiento sistemático que se pueda escalar y respaldar. En el caso de los hackatones COVID-19 los intermediarios, como las ONG y las agencias gubernamentales son los más adecuados para iniciar e implementar iniciativas. La Unión Europea organizó matchathons para conectar soluciones e ideas prometedoras con usuarios finales, inversores, fundaciones y otras oportunidades de financiación para un apoyo continuo.
La UE hizo un seguimiento seis meses después con EUvsVirus Launchathon para conectar las soluciones desarrolladas con socios corporativos, compradores públicos e inversores
Los organizadores descubrieron que preparaban sus eventos para el éxito cuando colocaban el propósito al frente y al centro. “Tuvimos mucho rechazo”, dijo Mallner de Hack the Crisis Denmark. “La gente pensó que lo estábamos haciendo como un esfuerzo de relaciones públicas y que no había nada detrás. Pero perseveramos y terminamos construyendo la mayor colaboración virtual en Dinamarca, asociándonos tanto con el sector público como con el privado. Aproximadamente el 40% de las personas participaron por primera vez “.
Simon Hofer, un participante en el evento suizo #CodevsCOVID19 dijo: “Estaba haciendo una lluvia de ideas sobre cómo podría ayudar. Tener un impacto significa que las personas pueden beneficiarse, de una forma u otra, de lo que haces “. Los intermediarios atrajeron a una multitud de participantes, aprovechando la percepción pública de neutralidad, facilitando ideas y soluciones que reflejaban las necesidades globales y locales.
La digitalización ofrece un alcance a un grupo amplio de partes interesadas y el uso generalizado de soluciones digitales teniendo un gran potencial para involucrar la resolución de grandes desafíos. Sin embargo, aprovechar esta diversidad requiere una conciencia activa de la inclusión digital. Al diseñar colaboraciones con el mínimo común denominador en mente, en términos de tecnología, accesibilidad y facilidad de uso, las organizaciones pueden garantizar que todos estén realmente capacitados para ser un contribuyente potencial.