Continuidad operativa empresarial: riesgos ignorados, errores comunes y claves para mantener funciones críticas activas en crisis.
Aunque los “parones” siempre son negativos para los negocios, en las últimas décadas, factores como aumento en la competencia y saturación de mercados, la volatilidad política y social, e incluso los incrementos acelerados en los costos, han obligado a las empresas mantener la continuidad operativa en todo momento.
¿Qué es la continuidad operativa?
Este concepto hace referencia principalmente a la capacidad de los negocios de mantener funciones críticas y procedimientos esenciales.
Si bien puede hablarse de continuidad operativa en un contexto de día a día, la realidad es que el término está más relacionado con el desarrollo de protocolos para asegurar dicha funcionalidad durante momentos de crisis.
Así, la continuidad operativa no se centra en implementar estrategias para la recuperación posterior a un evento inesperado, sino en evitar que variables internas y externas puedan interrumpir procesos esenciales. Son precisamente esos procesos en constante funcionamiento los que permiten una eventual reanudación de las actividades.
Situaciones que suelen ignorarse
Al tratarse algo que parece rutinario, muchos líderes, especialmente aquellos que se encargan de gestionar proyectos de menor tamaño, o con una estructura demasiado centralizada, suelen ignorar un amplio número de situaciones que pueden comprometer por completo la operatividad del negocio en un momento de crisis. Algunas de estas incluyen:
- Falta de personal: muchas empresas ahorran costos manteniendo un número limitado de trabajadores, saturándolos con la carga laboral de hasta 2 o 3 personas. Si bien puede que se salgan con la suya en momentos de calma, es prácticamente imposible mantener la operatividad con un equipo demasiado corto en momentos de crisis, ya que no solo es necesario asegurar la operatividad, sino también activar protocolos de respuesta y seguimiento.
- Hardware y software obsoleto: no actualizar equipos y software, desde dispositivos de seguridad hasta software de trabajo, es una de las causas más comunes de interrupciones en la operatividad. Esto también puede acelerar la aparición de brechas de ciberseguridad que comprometan información de valor.
- No tener respaldos ni alternativas: aunque gran parte de los sistemas de trabajo que usamos hoy en día son relativamente estables (ya sean sistemas operativos como Microsoft, o plataformas como Google Drive), la carencia de alternativas puede ser catastrófico para un negocio en caso de interrupciones.
- No contar con políticas y protocolos de seguridad: si bien las interrupciones y momentos de crisis no son eventos comunes, es imperativo contar con planes de contingencia. La carencia de políticas de seguridad que disminuyan el riesgo de interrupciones, y de protocolos que aseguren una operatividad continua y segura puede dejar consecuencias a mediano y largo plazo.
Evaluaciones inconstantes: estos manuales de procedimientos no deben ser simplemente un cúmulo de reglas en papel o un documento virtual, sino que es necesario evaluarlas de forma constante para asegurar su funcionamiento. Ya sea con simulacros frecuentes, o pruebas de penetración, es posible mantener medidas efectivas y actualizadas.
¿Cómo disminuir su impacto?
Para evitar que estas situaciones puedan convertirse en eventos capaces de causar daños catastróficos a la empresa, es importante crear tanto un sistema de trabajo que permita la continuidad incluso en momentos de crisis, como planes de contingencia para asegurar que todos los sistemas puedan ponerse en pie únicamente con el personal esencial.
Primero, es necesario saber cómo sortear la situación y encontrar soluciones de forma rápida, por lo que dispositivos como sistemas de cámaras de seguridad IP y fuentes alternativas de energía, serán esenciales para gestionar la crisis, especialmente cuando esta tiene un componente físico (robos, accidentes laborales, catástrofes climáticas).
Del mismo modo, se recomienda realizar una evaluación de riesgos extensiva y constante para determinar las principales amenazas a las que se enfrenta el negocio. Con base en este, es posible prever los peores escenarios y determinar cuáles son las mejores herramientas para asegurar un trabajo ininterrumpido.Esto también incluye disminuir la dependencia en herramientas específicas (desde inteligencia artificial hasta tecnología en la nube), ya que la híper-centralización de procesos prácticamente imposibilita mantener la operatividad en caso de interrupciones.
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