El 69 por ciento de las juntas son un desperdicio, ¿qué hacer al respecto?
El 69 por ciento del tiempo dedicado a enviar correos o asistir a juntas es ineficiente. Con estas estrategias podrás hacer hacer rendir más tu tiempo y eliminar estas actividades o modificarlas.
La pandemia de COVID-19 cambió drásticamente la forma en que trabajamos. Con la rápida transición al trabajo remoto, las empresas adoptaron nuevas herramientas y métodos de comunicación como las juntas y los correos electrónicos.
Sin embargo, una de las consecuencias inesperadas ha sido el aumento significativo de reuniones, mensajes de WhatsApp y mail que son percibidos como innecesarios. Estos elementos, en lugar de mejorar la productividad, han terminado por entorpecerla.
Esta no es solo una perspectiva, es un hecho, el 69 por ciento del tiempo promedio dedicado a actividades administrativas, como el envío de correos o la asistencia a juntas es ineficiente, según la Encuesta Sobre Esperanzas y Temores de la Fuerza Laboral.
“La GenAI puede ser una herramienta muy útil para reducir el tiempo que los colaboradores invierten en tareas que no agregan valor a la empresa”, de acuerdo con la empresa.
Si las reuniones y los mails no son lo mejor, ¿que se puede hacer?
Según Prashanth VS, CEO de Livspace, a medida que los modelos de trabajo remotos e híbridos se han ido generalizando, el tiempo dedicado a tareas relacionadas con la comunicación se ha disparado.
En respuesta, empresas como Slack, Dropbox y Calendly han puesto en marcha estrategias para hacer frente a la sobrecarga de comunicación. Este tipo de plataformas han prescrito tiempos de reunión dedicados y elevaron los estándares para convocar a reuniones.
“Estos esfuerzos pretenden lograr un equilibrio entre la colaboración y la productividad individual”.
1. Vuelve a pensar si tener una junta es necesario
Una norma clave para convocar reuniones es garantizar la claridad y el propósito. Antes de programar una reunión, los organizadores deben tener claros sus objetivos y resultados deseados.
Así se garantiza que la reunión sirva a un propósito específico y sea esencial para los participantes implicados. Al establecer esta norma, pueden evitarse juntas innecesarias o redundantes, ahorrando un tiempo valioso a todos los implicados.
2. No hagas juntas maratónicas
Las empresas adoptan cada vez más la práctica de acortar la duración de las reuniones para aumentar la eficacia. En lugar de recurrir por defecto a reuniones de una hora de duración, las organizaciones están fomentando el uso de plazos más cortos, como 30 o 45 minutos.
Esto crea una sensación de urgencia y anima a los participantes a mantenerse centrados y concisos.
3. Invita solo a los participantes necesarios
Lo mejor es hacer que los organizadores a inviten sólo a los participantes necesarios que puedan contribuir significativamente al debate.
Seleccionando cuidadosamente a los asistentes, las reuniones se vuelven más específicas y eficientes. Esto también reduce las interrupciones y distracciones innecesarias de personas que quizá no necesiten participar en todas las conversaciones.
4. Recupera la productividad
Para combatir los retos que plantea el exceso de reuniones y correos electrónicos, las personas y las organizaciones deben aplicar estrategias eficaces.
Ante todo, las reuniones deben tener objetivos claros, y sólo debe invitarse a los participantes si su presencia es crucial. Además, aprovechar la IA generativa puede automatizar tareas tediosas, liberando tiempo valioso para un trabajo más significativo.
5. Potencializa los hábitos individuales
Los propios colaboradores pueden adoptar hábitos para recuperar el control sobre su tiempo y aumentar la productividad. Técnicas como bloquear en los calendarios el tiempo dedicado al trabajo concentrado y crear listas de tareas durante estos periodos ayudan a mantener la concentración y minimizar las distracciones.
Estos pequeños cambios pueden marcar una diferencia significativa, permitiendo a las personas trabajar de forma más inteligente en lugar de más duro.