Los retos que vienen con el trabajo a distancia

El trabajo a distancia, en algún momento, una estrategia rara e innovadora, estaba sólo reservada a las empresas tecnológicas, y en nuestros días ya no es una práctica comercial inusual. La IWG 2019 Global Workspace Survey descubrió que tres de cada cuatro trabajadores en todo el mundo consideran que el trabajo flexible es “la nueva normalidad”. Esto fue antes de que la pandemia de coronavirus estimulara a más organizaciones a implementar políticas de trabajo a distancia.

El modelo de trabajo a distancia ofrece muchas ventajas obvias, desde menores gastos generales y horarios flexibles hasta reducciones en los desplazamientos de los empleados, sin olvidar los aumentos en la productividad junto con menores tasas de deserción laboral. También trae desventajas obvias, como la soledad y el agotamiento de los trabajadores.

Como sea que fuere, la descentralización de los equipos enfrenta otra clase de desafíos, a menudo no reconocidos, que pueden tener consecuencias perjudiciales para una organización si no se atienden, como la comunicación a distancia de bajo ancho de banda, juntas innecesarias y pérdida de intercambio pasivo de conocimientos. En las siguientes líneas, se explica cómo superar los tres desafíos más grandes del trabajo a distancia.

Desafío: comunicación de bajo ancho de banda

La comunicación directa, cara a cara, se considera comunicación de gran ancho de banda, porque puede transmitirse y recibirse la mayor cantidad de información, en un periodo determinado. Esto es posible gracias a todas las señales no verbales e información complementaria transmitida por esas señales en una conversación. La comunicación de gran ancho de banda ofrece como resultado más objetivos cumplidos. Por ejemplo, un estudio encontró que una solicitud cara a cara tiene 34 veces más éxito que un correo electrónico.

Una de las mayores desventajas del trabajo a distancia es la pérdida de la comunicación personal, cara a cara, a medida que las empresas recurren con mayor frecuencia a métodos de comunicación de bajo ancho de banda, como el correo electrónico y el chat. Aunque la comunicación escrita puede lograr mucho, se queda corta en comparación con el intercambio de información y la conexión personal de las conversaciones cara a cara; además, información es asíncrona, lo que significa que las conversaciones no necesariamente suceden en tiempo real. Los beneficios de la interacción humana en tiempo real se pierden por las respuestas retrasadas y por otras interrupciones esparcidas medio.

Como medida de compensación, las videoconferencias se han convertido en la alternativa estándar para la comunicación empresarial, afirma Forbes Insights. Y aunque los miembros de un equipo remoto, a veces pueden ser tímidos al encender sus cámaras, no pueden ignorar los beneficios de este método de comunicación de gran ancho de banda. Los líderes deben encender sus propias cámaras y alentar a todos los demás para hacer lo mismo.

En el caso de los equipos trabajando a distancia, en diferentes zonas horarias, los mensajes grabados en video, también son una herramienta poderosa. Éstos pueden ser vistos cuando se requieran, acomodando diferentes horarios y reemplazando correos electrónicos con un medio de mensajería personal y efectivo, de mucho mayor ancho de banda.

Desafío: juntas innecesarias

Un error común que cometen los líderes al intentar aumentar la comunicación cara a cara, entre los miembros remotos del equipo, es la sobrecompensación programando más reuniones. De hecho, un estudio de Owl Labs encontró que los trabajadores a distancia asisten, por lo general, a más reuniones por semana; 14% de estos trabajadores dedican tiempo a más de 10 reuniones semanalmente.

Mientras que las reuniones pueden reunir a un equipo completo para compartir conocimientos y tomar decisiones, si el único propósito de una reunión es cumplir con un registrar la convivencia personal de los trabajadores (cara a cara), probablemente no valga la pena tenerlo. Las reuniones innecesarias son frustrantes y costosas.

El tiempo de los empleados es el recurso más valioso de una organización; sin embargo, el 71% de los gerentes principales informan que las reuniones son improductivas e ineficientes, y las reuniones de bajo costo le cuestan a las compañías alrededor de USD37 mil millones en pérdidas anuales.

Para detener la ola de reuniones de trabajo a distancia, intente adoptar frases como: “No hay reuniones sin una agenda (orden del día)”, “No hay reuniones innecesarias” o, un viejo favorito, “¿Podría haberse suplido esta reunión con un correo electrónico?”.

Los líderes también pueden limitar el número de horas de reunión internas asignadas por semana, lo que permite que el tiempo de reunión sea más valioso y mejor aprovechado. Los asistentes probablemente estarán más comprometidos, alerta y motivados para usar sabiamente su valioso tiempo.

Por último, tenga en cuenta que las reuniones regulares y programadas, a menudo hacen que los miembros a distancia esperen hasta la próxima reunión para plantear un problema o una pregunta. A diferencia de un entorno de oficina típico, en el que alguien puede pedirle a un colega en el escritorio de al lado que brinde información ad hoc sobre ideas y observaciones, los retrasos entre reuniones pueden agotar los procesos y hacer que las empresas sean menos eficientes.

Olvídese de las reuniones programadas innecesarias y aliente las conversaciones óptimas (videollamadas o chats rápidos) para resolver los problemas a medida que surjan. Deje en claro que durante las horas de trabajo, los miembros del equipo son libres de comunicarse entre sí para conversar en tiempo real.

Reto: pérdida del intercambio masivo de conocimientos

Finalmente, el trabajo a distancia, por lo general amenaza el intercambio informal de información y las líneas de comunicación abiertas facilitadas por los espacios físicos compartidos. A menudo, compartir experiencias en la cocina, durante el almuerzo, o escuchar conversaciones con los clientes revela un nuevo enfoque posible o inspira ideas. Con el trabajo a distancia, estas oportunidades fortuitas desaparecen.

El intercambio informal de información, como se explica en el ejemplo, con trabajadores a distancia, es complicado, pero no imposible. Deje de lado la percepción de que las conversaciones informales son tangenciales, y no esenciales, o que no están relacionadas con los objetivos de la empresa o la organización. Es posible que cada pensamiento e interacción no se justifiquen en un texto, pero alientan a los miembros del equipo a que incluyan información agradable al enviar un comunicado. Piense en ello como la recomendación de agregar una recomendada post data en correos electrónicos y otros mensajes.

Los equipos también pueden beneficiarse de las reuniones virtuales y chats carentes de estructura o de conversación formal o sin tener a la mano un orden del día. Piense en la “sala de chat del enfriador de agua”, donde los miembros del equipo pueden entablar una conversación no relacionada con el trabajo como lo harían en la oficina. Estas conversaciones no estructuradas pueden revelar experiencias e ideas, que de otro modo habrían permanecido sin expresarse, logrando mantener a los miembros del equipo conectados a nivel personal.

Es de gran valor saber cómo piensan los miembros del equipo, en qué están trabajando y cuáles son sus desafíos. Facilite conversaciones informales para abrir ese portal y echar un vistazo al interior de cada integrante.

Mantener comunicación con el trabajo a distancia

Sin el enfoque correcto, la comunicación de alta calidad en equipos remotos puede ser difícil de lograr. A medida que los miembros del equipo operan desde escritorios, físicamente distantes, y posiblemente en diferentes zonas horarias, abundan las oportunidades de desconexión.

Para disminuir ese margen de error, los líderes de la organización deben adoptar un enfoque intencional. Sustituir la interacción cara a cara con chats de video y grabaciones, alentar la comunicación fuera de las reuniones formales, y juntas de trabajo, y permitir una conversación informal que puede ayudar a unir a un equipo y mejorar las operaciones. Con la voluntad de los líderes de objetar prácticas de oficina cotidianas, y poco apreciadas, es posible recuperar el ingenio y la motivación del mundo pre establecido del trabajo a distancia.

Versión al español: Armando Cintra Benítez

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