El sorprendente impacto de los días libres de reuniones

Incluso antes de la pandemia, el 71 % de los gerentes pensaba que las reuniones eran costosas e improductivas. Dado que muchas empresas han cambiado a modelos de trabajo remotos e híbridos, las reuniones han aumentado constantemente en frecuencia y duración para compensar la pérdida de interacciones en persona. Los trabajadores del conocimiento de hoy suelen pasar más del 85 % de su tiempo en reuniones, lo que, según los estudios, afecta negativamente al bienestar psicológico, físico y mental de las personas.

Aunque generar confianza y lograr la cohesión del equipo depende de interacciones frecuentes y de calidad, las reuniones ya no son la mejor manera de lograr esto. Como resultado, muchas organizaciones, incluidas Facebook y Atlassian, están tomando una posición al adoptar días sin reuniones, durante los cuales las personas operan a su propio ritmo y colaboran con otros en un horario conveniente, no forzado.

Evaluación de los efectos de los días sin reuniones

Recientemente encuestamos a 76 empresas, con más de 1000 empleados cada una y operaciones en más de 50 países, que habían introducido de uno a cinco días sin reuniones a la semana (prohibiendo incluso las reuniones individuales) durante los últimos 12 meses. Además, hablamos con los gerentes y el director de recursos humanos de cada empresa para obtener perspectivas ejecutivas sobre los enfoques adoptados; examinó datos que compararon los niveles de estrés de los empleados antes y después de una reducción de las reuniones; y evaluó el impacto posterior en la productividad, la colaboración y el compromiso, utilizando encuestas de pulso.

Casi la mitad (47 %) de las empresas que estudiamos redujeron las reuniones en un 40 % al introducir dos días sin reuniones a la semana. Las empresas restantes intentaron algo aún más ambicioso: el 35% instituyó tres días sin reuniones y el 11% implementó cuatro. El 7% restante erradicó las reuniones por completo.

El impacto posterior de la introducción de días libres de reuniones fue profundo, como se describe en la siguiente tabla. Cuando se introdujo un día sin reuniones por semana, la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción mejoraron, lo que resultó en una disminución de la microgestión y el estrés, lo que provocó un aumento de la productividad.

Cambio porcentual en las calificaciones de los empleados después de la introducción de los días libres de reuniones

Independientemente de la cantidad de días sin reuniones instituidos, los empleados informaron posteriormente mejoras en factores como la autonomía y la cooperación y disminuciones en el estrés y la microgestión. Pero podría decirse que los mejores resultados se lograron en empresas que tenían tres días libres de reuniones a la semana.

Cuando las reuniones se redujeron en un 40 % (el equivalente a dos días a la semana), descubrimos que la productividad era un 71 % más alta porque los empleados se sentían más empoderados y autónomos. En lugar de estar sujetos a un horario, se apropiaron de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron, lo que, en consecuencia, aumentó la satisfacción en un 52 %.

Si bien puede parecer contradictorio, nuestra investigación concluyó que tener demasiadas reuniones resta valor a la colaboración efectiva, descarrila a los trabajadores durante sus horas más productivas e interrumpe el hilo de pensamiento de las personas. En consecuencia, eliminar el 60 % de las reuniones, el equivalente a tres días a la semana, incrementó la cooperación en un 55 %. Los trabajadores reemplazaron las reuniones con mejores formas de conectarse uno a uno, a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos para facilitar la comunicación. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57 %, lo que mejoró el bienestar psicológico, físico y mental de los empleados.

Para las empresas que instituyeron cuatro días libres de reuniones a la semana, descubrimos que el potencial de microgestión disminuyó en un 74 %: las personas se sintieron valoradas, confiables y un 44 % más comprometidas y, en consecuencia, trabajaron más duro para su empresa. Con cero reuniones cuatro días a la semana, la comunicación fue un 65 % más clara y sustancialmente más efectiva. Hubo muchos menos malentendidos entre colegas; las personas revisarían rápidamente una conversación anterior de Slack o el resumen de un proyecto para revisar una tarea o solicitud. Frases como “Pensé que me habías dicho…” o “Tenía la impresión de…” rara vez se usaban.

Si bien nuestros datos resaltan la importancia de avanzar hacia una política de no reuniones debido a los beneficios, también existen algunas consecuencias no deseadas causadas por la ley de rendimientos decrecientes. Por lo tanto, los gerentes necesitan comprender lo que funciona para sus contextos únicos para maximizar los beneficios completos de una estrategia sin reuniones. Las ventajas de los períodos sin reuniones comienzan a estancarse después de que las reuniones se reducen en un 60 % y, de hecho, disminuyen más allá de eso. Por ejemplo, la satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación disminuyen cuando las reuniones se eliminan por completo.

Así, concluimos que el número óptimo de días libres de reuniones es tres, dejando dos días a la semana disponibles para reuniones, por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales.

Las reuniones ofrecen una oportunidad para socializar. Un período sin reuniones es una eliminación implícita de oportunidades para conectarse, aunque las reuniones no son la forma orgánica en que los humanos interactúan entre sí. En entornos de trabajo remoto, el riesgo de aislamiento es excepcionalmente alto y, por lo tanto, los gerentes deben crear deliberadamente oportunidades para la socialización. Las reuniones informales, sin agenda, pueden satisfacer efectivamente la necesidad de contacto social de los humanos.

Independientemente del horario propuesto, la transición a un número limitado de días de reunión requerirá algo de creatividad en la programación. Esto se debe a que este tipo de trucos de productividad laboral, si no se toman en serio, pueden simplemente llevar a las personas a posponer las reuniones para un día diferente. Si no se aborda, este efecto indirecto puede resultar en una sobrecarga de programación y convertirse en un factor estresante habitual para usted y sus empleados. No reunirse algunos días y empaquetar todas las reuniones en otro día no resuelve nada.

Implementación de una práctica de no reuniones

Si está buscando implementar una política de no reuniones o ajustar la existente, así es como se hace.

Conecta con tu equipo. El primer paso es solicitar comentarios antes de lanzar cambios en las prácticas actuales de reuniones. Puede hacer esto circulando la premisa detrás y razonando por períodos sin reuniones. Aquellos que trabajan de manera interfuncional en proyectos pueden darte un empujón, así que ofrece una razón clara y convincente para introducir esta nueva política en los horarios semanales de todos. Tal vez varios miembros del equipo están trabajando en proyectos complejos que requieren más tiempo para pensar en los desafíos, o tal vez los horarios de todos están demasiado llenos de reuniones para cumplir con los rigurosos plazos de trabajo.

Fomentar la informalidad. Los seres humanos son narradores, así que permita que los miembros de su personal sean quienes son. Nuestra investigación descubrió que era beneficioso compartir y discutir memes, temas de actualidad, deportes, noticias de celebridades, planes de vacaciones y emojis en las plataformas de comunicación interna. Los empleados ven estas interacciones informales como extensiones de sí mismos y creen que el ambiente de trabajo debería permitirles expresar la totalidad de lo que son. Cuando las conversaciones informales fluyen en su empresa, se eliminan las barreras de la formalidad; la mayoría de las preguntas (87 %) se responden en el dispensador de agua virtual, como un tablero de mensajes, o en una plataforma de mensajería directa como Slack o Teams, y las reuniones se vuelven cosa del pasado. Descubrimos que siempre se agradece proporcionar un foro para desahogarse socialmente, contar historias o relajarse juntos.

Practique mejor la higiene de las reuniones. El principal desafío de las empresas al hacer esta transición es encontrar una forma nueva y organizada de colaborar. Puede ser fácil volver a caer en patrones antiguos, así que proporciona reglas básicas para ayudar a los empleados a adaptarse al nuevo enfoque.

Asegúrese de que cada reunión tenga una agenda clara y un resultado esperado. Las reuniones que carecen de estos dos elementos probablemente no se pensaron a fondo y, como dice el refrán, probablemente podrían haber sido solo un correo electrónico. Anime a su equipo a cancelar reuniones que no sean el mejor uso de su tiempo; ser juicioso sobre qué reuniones agregan valor y cuáles no pueden ayudar a liberar sus calendarios aún más.

Asignar roles, como un tomador de notas o un cronometrador, para ayudar a las personas a cumplir con la agenda también es una práctica ventajosa, especialmente para reuniones que involucran grupos más grandes. Envíe resúmenes claros con viñetas después de cada reunión: documentar los puntos destacados de la reunión, las preguntas y las tareas esenciales puede hacer que su equipo rinda cuentas y evitar discusiones repetidas sobre temas que ya se trataron.

En última instancia, las políticas de no reuniones permiten una colaboración eficiente al tiempo que evitan que se interrumpa el trabajo enfocado y despreocupado. Observamos que los empleados aprecian estas políticas, que les permiten sobresalir sin romper su impulso. Después de un período de ajuste, la mayoría de los equipos ven el valor de hacer que las reuniones sean poco frecuentes, especialmente si ocurren solo dos días a la semana. Dado que las reuniones generan tan poco retorno de la inversión de tiempo, el costo de oportunidad es demasiado alto para no actuar ahora.

Fecha original de publicación: 18 Ene. 2022

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