Tecnología y COVID-19: recrear la oficina o readaptarla

En la oficina, socializamos sobre la marcha, pasamos de una reunión a otra sin problemas, y establecemos rutinas y patrones que no solo funcionan para nosotros, sino que también se relacionan con los de los demás. Una de las decisiones importantes que los gerentes enfrentan ahora, ya que trabajar de forma remota se convierte en una práctica estándar, es cómo usar la tecnología para recrear estas dinámicas. ¿Deberían intentar replicar la vida tal como era en las oficinas físicas, o el cambio drástico al trabajo virtual requiere que intenten algo diferente?

A medida que la conmoción inicial de la pandemia comienza a disminuir, ahora es el momento de considerar cómo equilibrar estratégicamente lo que solía ser y lo que es ahora. Proporcionamos una serie de ideas para los gerentes sobre cómo abordar estas consideraciones a medida que el trabajo remoto se convierte en la norma en el futuro previsible y, tal vez, de forma permanente.

¿Recrear o readaptar la vida de la oficina?

Una de las autoras de este artículo, Eliana Crosina, estudió las reacciones posteriores a la quiebra de los exbanqueros de Lehman Brothers. Descubrió que los eventos disruptivos que alteran profundamente las circunstancias laborales, provocan que las personas sientan una sensación de pérdida y vacío, similar a lo que sienten las personas cuando lloran la pérdida de un ser querido.

Como mínimo, el cambio al trabajo virtual ha dejado a los trabajadores desprovistos de un lugar común, de interacciones no planificadas con sus compañeros de trabajo y de las oportunidades indirectas de aprendizaje que promueve la colocación. Como nos explicó recientemente un gerente sénior de una gran institución educativa: “Echo de menos toparme con personas con las que no trabajo directamente y ponerme al día con ellas en el pasillo… Para mí, ahora no es lo mismo, siento que me falta el contexto, es casi como si ya no conociera tanto a mis colegas”. Otra empleada que entrevistamos, que comenzó su nuevo trabajo unos días antes de cambiarse al trabajo remoto, nos dijo: “Estoy tratando de aprender, lo mejor que pueda, aquello se supone que debo hacer. Echo de menos seguir a mis colegas con más experiencia”.

Los trabajadores de todo el mundo están sufriendo una gran cantidad de aspectos relacionados con cómo, dónde y cuándo solían trabajar.

El estudio de antiguos trabajadores de Lehman Brothers encontró que, ante el vacío y la pérdida, los empleados pueden experimentar de distintas maneras la inesperada pérdida. Los empleados de Lehman enfrentaron su vida laboral, posterior a la quiebra en dos maneras distintas. Algunos recreadores anhelaban la seguridad de sus vidas laborales anteriores. Estos banqueros intentaron revivir lo que tenían en Lehman, buscando oportunidades de trabajo similares, a menudo con algunos de sus antiguos colegas, y manteniendo las estrechas relaciones que habían desarrollado mientras estaban en la empresa.

Otros, llamados readaptadores, ansiaban el control que tenían sobre sus vidas laborales anteriores. Estos banqueros conservaron el espíritu de Lehman Brothers, pero no intentaron replicarlo. Más bien, reutilizaron las habilidades y el conocimiento que habían adquirido y siguieron diferentes carreras, en muchos casos como empresarios.

Sendos enfoques proporcionan pistas importantes sobre cómo los gerentes podrían tratar de comprender y administrar mejor a los empleados que ahora trabajan de manera remota distancia.

Antes de virtualizarse uno mismo, habría que considerar el caso de Alicia y Dan, sus días parecían ser iguales. Hoy, ambos se desempeñan al mismo nivel, pero sus situaciones laborales son muy diferentes. Alicia es una recreadora: Actualmente tiene el mismo horario que antes de COVID-19. ¿Cuál podría ser la diferencia para ella? En lugar de encontrarse cara a cara, conoce a sus colegas y clientes a través de Zoom, desde su casa; incluso, tiene bebidas virtuales con sus compañeros de trabajo al final de la jornada laboral.

Y en el caso de Dan, que es un readaptador, suele comunicarse periódicamente con sus colegas y clientes mediante el correo electrónico y mensajes de texto a lo largo del día, pero completa la mayor parte del trabajo real de sus clientes por la noche.

La recreación y la readaptación satisfacen diferentes necesidades de los empleados, especialmente en momentos de aflicción. Para Alicia, recrear proporciona una sensación de seguridad en un momento de incertidumbre. Al mantener el mismo horario y reunirse regularmente con colegas, de manera virtual, ella conserva los ritmos de la vida diaria que tenía antes de la pandemia.

Para Dan, la readaptación se trata de reinventar la ejecución de tareas para separar el “qué” del “cómo”. Ajustar y bloquear su nuevo horario, finalmente le proporciona una sensación de control sobre su vida laboral.

Las empresas y sus líderes están viendo que estos mecanismos se desarrollan para sus empleados en diferentes maneras. Por ejemplo, si las reuniones de equipo, cara a cara, se tratan de comunicarse entre sí, los readaptadores pueden mantener algunas reuniones, pero transformarían la manera de hacerlo: podrían instituir paneles de discusión asincrónicos para sus equipos, en lugar de organizar llamadas virtuales sincrónicas. Entonces, ¿cómo deberían elegir los líderes la recreación o la readaptación?

Comprender las necesidades y limitaciones de los empleados

Es preciso recordar que las personas están lidiando con una pérdida repentina e inesperada de manera individual. Lo que los empleados más necesitan de sus gerentes y colegas, y lo que les resulta más difícil, variará de persona a persona. Tenga conversaciones honestas con sus propios trabajadores sobre lo que más extrañan de estar en la oficina y cuáles son sus limitaciones actuales. ¿Echan de menos la seguridad y la regularidad de la rutina? Si es así, trabaje con ellos para recrear ciertos aspectos de su vida laboral.

Podrían haber comenzado cada mañana con una taza de café y una pequeña charla en la sala de descanso. Ofrezca organizar una sala virtual de descanso matutino con su equipo para simular esa rutina. ¿Extrañan la capacidad de controlar su entorno de trabajo y concentrarse sin otros miembros de la familia? Trabaje con ellos para reutilizarlos, permítales flexibilidad cuando trabajan (antes o después de que sus hijos se acuesten).

Equilibrar la recreación través de la readaptación tecnológica

Trabajar virtualmente permite a los empleados elegir si reutilizar o readaptar sus vidas dentro de la oficina. En lugar de dejar esta opción únicamente en sus manos, de modo que cada persona en un equipo pueda enfocar su trabajo de manera diferente, considere establecer una estrategia de empresa o equipo que ofrezca orientación. Para hacerlo, puede intercambiar ideas con sus empleados sobre los aspectos de la vida de la oficina que pierden individualmente, y luego ayudarlos a recrear o readaptar dichos aspectos.

Un marco para tal conversación podría ser tan simple como estas dos preguntas: ¿hay algo de su vida laboral anterior al COVID-19 que ya no tenga, pero que le ayudaría a alcanzar sus metas profesionales y / o personales? ¿Cómo podríamos incorporar eso en función de su vida actual?

También es importante reconocer los límites de recreación y readaptación. Dar a los empleados una autonomía completa sobre recrear o readaptar, en última instancia, erosionar su capacidad de formar y mantener una cadencia regular con los compañeros de trabajo. El segundo autor de este artículo, Beth Schinoff, investigó a los trabajadores virtuales y descubrió que tener una cadencia constante con los compañeros de trabajo determina la calidad de las relaciones de los trabajadores a distancia. Para fomentar tales cadencias, puede considerarse la instauración de rutinas colectivas virtuales, como el uso de herramientas de colaboración y foros de discusión para aclarar en qué momento los empleados se encuentran disponibles y cuándo no.

Es poco probable que la recreación traiga de vuelta la experiencia de la oficina cara a cara, y puede ser difícil (o incluso imposible) cuando las personas intentan equilibrar tareas adicionales, como la educación en el hogar de sus hijos. Establecer expectativas realistas para una estrategia de recreación es, por lo tanto, fundamental. Debido a que la readaptación cambia el enfoque del trabajo del proceso a los resultados, la recreación puede ser particularmente difícil de implementar cuando el trabajo es altamente colaborativo e interdependiente, especialmente cuando hay recreadores y readaptadores trabajando juntos hacia el mismo objetivo. Comunicar expectativas, plazos y procesos de forma clara, por parte del líder, es especialmente crítico.

Honremos que todos somos “expertos novatos” en este momento

Se necesitan miles de horas de práctica -y la constante retroalimentación sobre el rendimiento- para convertirse en un experto en cualquier cosa, lo que incluye también convertirse en un trabajador virtual. Mientras usted y sus empleados navegan a través de este cambio monumental, piense en ustedes como “expertos novatos”, personas de quienes se espera el dominio de ser trabajadores virtuales expertos, sin la experiencia necesaria.

Esto significa que, aunque puede tener una estrategia general para reutilizar o readaptar su modo de trabajo, las preferencias pueden cambiar de reutilizar a readaptar y viceversa, debido a que los empleados comprenden mejor los pros y los contras de cada enfoque. Como líder, sea paciente y solidario cuando las preferencias cambien, sobre todo cuando se produzcan errores, esto fomentará un entorno psicológicamente seguro en el que sus empleados probablemente enfrentarán mejor su incertidumbre y su aflicción.

En esencia, lidiar con pérdidas repentinas e inesperadas se trata de aguantar y dejar ir. Tener conversaciones honestas con sus empleados, y establecer una estrategia clara para recrear, readaptar o implementar una combinación de ambos, lo ayudará a manejar la incertidumbre de estos tiempos; además de ayudarle a prepararse de manera más efectiva para esta nueva era de trabajo virtual.

Versión al español: Armando Cintra Benítez

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