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Nuevas estrategias de comunicación

En un ambiente donde persisten factores estresantes a raíz de la pandemia, es fundamental que los líderes estén atentos a las necesidades de sus empleados.


Mit Sloan 20 May 2021
Nuevas estrategias de comunicación

Dirigir un equipo a distancia durante la pandemia de covid-19 representa una serie de desafíos específicos, en particular para líderes empresariales, como yo, quienes estamos acostumbrados a mantener una política de puertas abiertas en el trabajo. Sabemos que nuestros trabajadores están enfrentándose a nuevas pruebas y miedos; tienen toda clase de preguntas sobre la dirección de la compañía, qué se espera de ellos, qué proyectos están detenidos, y más.

Pero con el factor adicional de cuidar a sus seres queridos enfermos e hijos en casa, mientras tratan de hacer su trabajo, la mayoría no tiene el tiempo para abordar estas cuestiones. Esto le sucede, sobre todo, a aquellos empleados que trabajan horas extras para ayudar a los más vulnerables durante esta crisis.

Mientras tanto, el horario de los gerentes también se ve mucho más ajustado. Junto con los ejecutivos, tienen la tarea de transformar las operaciones diarias y mantener el negocio a flote en circunstancias sin precedentes. Y a medida que aumentan los despidos, las empresas están tratando de hacer más con menos.

Todo esto puede hacer que sea más complicado que antes prestar la suficiente atención a las preocupaciones de los trabajadores. En los últimos meses, comencé un nuevo sistema que ha demostrado ser extremadamente productivo y funciona de manera excepcional con empleados a distancia. Este sistema ha traído cambios concretos que han resuelto problemas y hacen avanzar nuestra cultura corporativa durante la pandemia.

Reuniones individuales (máx. 15 minutos)

El sistema comienza programando reuniones individuales de 15 minutos con cada miembro del equipo, las cuales procuro realizar en un periodo de dos semanas. Como explicó Steven Rogelberg, autor de The Surprising Science of Meetings (y colaborador de MIT SMR), en TED.com: “Una reunión de 10 ó 15 minutos es una gran herramienta que todo líder debería implementar. Si se realizan de manera eficaz, las reuniones breves con una agenda específica, pueden tener efectos tremendamente positivos; además, se corresponde con las investigaciones sobre los límites de la capacidad de atención del ser humano y la fatiga”.

Si bien estos beneficios pueden aplicarse a las reuniones grupales, he descubierto que son igualmente poderosos en sesiones individuales, ya que abordamos directamente los temas más relevantes que mis empleados tienen en mente.

Llevar a cabo estas reuniones de manera individual, en lugar de en grupos pequeños, me ayuda a asegurarme de escuchar a todos. Algunas empresas organizan reuniones grupales con una estrategia de turnos, en donde cada persona tiene la oportunidad de hablar. Sin embargo, algunos compañeros se sienten menos inclinados a participar cuando el resto está escuchando. Al reservar un tiempo para cada uno, maximizo la seguridad psicológica de cada empleado y queda claro que están siendo escuchados.

Personalmente, agendo las reuniones en días cercanos. De este modo, identifico los temas comunes que me plantean y así sé qué problemas debo enfrentar de inmediato. Si tuviera que distribuir estas reuniones a lo largo de un mes, las similitudes entre los comentarios de mis empleados serían menos sorprendentes. Y les demostraría que no tengo prisa por paliar los retos que enfrentan. Luego, repito este proceso cada seis u ocho semanas.

El “semáforo emocional”

Comienzo cada reunión con un método que aprendí a través del coaching ejecutivo de Flourish Ventures (una empresa de Omidyar Network, un inversionista de mi compañía).

Primero le pregunto al empleado: “¿Cómo te sientes? Considera todo lo que sucede a tu alrededor, tanto personal como profesionalmente”. Les pido que respondan utilizando un sistema de semáforo: “verde” significa que todo está bien; “amarillo” quiere decir que en general están bien, pero algunas cosas les causan consternación; y “rojo” indica preocupaciones grandes y urgentes.

Este sistema se ha implementado para ayudar a los niños a comprender y regular sus emociones, pero también es útil para los adultos. En sesiones de coaching ejecutivo, he descubierto que es una oportunidad para observarme a mí mismo y considerar realmente cómo me siento. Luego, por medio de mi respuesta y la discusión de ideas, puedo reflexionar sobre el porqué me siento así y qué se puede hacer al respecto.

Cuando utilizo este sistema en las reuniones individuales con mi equipo, ellos se abren sobre sus desafíos profesionales y personales. Mientras que algunos (como yo) lidian con niños en casa, otros están más preocupados por la salud de sus padres mayores, con quienes viven; algunos sienten mucho estrés por el desempleo de sus familiares, y otros luchan contra una sensación de aislamiento porque viven solos.

Los resultados

Estas reuniones breves me han ayudado a encontrar formas de optimizar nuestras operaciones, brindar a los empleados la flexibilidad que necesitan y, quizás lo más importante, hallar nuevas maneras de mejorar nuestra cultura en un contexto virtual. Descubrí que a los empleados les faltaba la camaradería que experimentan en nuestras oficinas en Atlanta y Los Ángeles (nuestro personal a distancia, en general, se traslada a las oficinas cada mes o dos, por lo que también tienen esa interacción). También implementamos una videollamada social mediante Zoom cada jueves, enviamos botanas a sus casas y simulamos una hora feliz en el trabajo.

La pandemia no muestra señales de ceder en el corto plazo y los desafíos seguirán aumentando. Es crucial que los líderes y gerentes se mantengan al tanto de lo que nuestros empleados necesitan para enfrentar esos desafíos y demostrar a nuestros equipos que sus voces seguirán siendo escuchadas.

SEMBLANZA

Adam Roseman (@realadamroseman) es cofundador y CEO de Steady.

Artículo traducido por Elvira Rosales, a partir de: https://sloanreview.mit.edu/article/leading-remotely-requires-new-communication-strategies/

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